必看,項(xiàng)目管理小白進(jìn)階寶典!
在不少公司,其實(shí)產(chǎn)品經(jīng)理也需要做項(xiàng)目管理的工作(畢竟沒有設(shè)置專門的產(chǎn)品崗)。那具體怎么做呢?本文作者分享了項(xiàng)目管理的三個(gè)核心動(dòng)作:啟動(dòng)、推進(jìn)和復(fù)盤,希望能幫到大家。
項(xiàng)目管理的核心在于三個(gè)關(guān)鍵動(dòng)作:啟動(dòng)、推進(jìn)和復(fù)盤。這三個(gè)步驟貫穿項(xiàng)目始終,幫助團(tuán)隊(duì)明確目標(biāo)、統(tǒng)一行動(dòng),并從經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)成長。
- 啟動(dòng):項(xiàng)目的生命起點(diǎn)。它涉及目標(biāo)方向的共識。在團(tuán)隊(duì)內(nèi)部明確告知項(xiàng)目目標(biāo),確保每個(gè)人都理解并認(rèn)同目標(biāo)。
- 推進(jìn):流程和方法的共識,確保團(tuán)隊(duì)在執(zhí)行過程中達(dá)成對流程和方法的共識,確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
- 復(fù)盤:團(tuán)隊(duì)問題的共識。對項(xiàng)目過程中遇到的問題進(jìn)行總結(jié),將問題轉(zhuǎn)化為經(jīng)驗(yàn),幫助團(tuán)隊(duì)在未來的工作中更加高效。團(tuán)隊(duì)需要通過項(xiàng)目來不斷磨合,適應(yīng)彼此的工作方式。
01 準(zhǔn)備一場高質(zhì)量的項(xiàng)目啟動(dòng)會
目的是為了達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)與方向的共識。在啟動(dòng)會上,需要詳細(xì)講解以下五個(gè)要點(diǎn):
1.為什么要做——背景:解釋項(xiàng)目發(fā)起的背景和必要性,包括市場環(huán)境、用戶需求等,,讓團(tuán)隊(duì)成員明白項(xiàng)目的緊迫性和重要性。
2.具體怎么做——規(guī)劃:詳細(xì)介紹項(xiàng)目的實(shí)施步驟和時(shí)間表,確保每個(gè)人都知道自己的職責(zé)和任務(wù)。
3.有誰參與——人員:明確團(tuán)隊(duì)成員及其角色,確保每個(gè)人都了解自己的責(zé)任和任務(wù)分配。
4.協(xié)作方式——流程:規(guī)定項(xiàng)目的協(xié)作流程和溝通機(jī)制,確保團(tuán)隊(duì)成員能夠高效協(xié)作。
5.馬上做什么——執(zhí)行:確定啟動(dòng)會后的立即行動(dòng)計(jì)劃,確保每個(gè)人都知道接下來要做什么。
對于大項(xiàng)目,啟動(dòng)會是必不可少的,而對于小項(xiàng)目,可以根據(jù)實(shí)際情況決定是否召開。無論大小,啟動(dòng)會都應(yīng)該簡潔明了,且內(nèi)容充實(shí)。
成熟業(yè)務(wù)的項(xiàng)目啟動(dòng)會
對于成熟的業(yè)務(wù)項(xiàng)目,啟動(dòng)會的目的主要是為了獲得共識。需要注意以下幾點(diǎn):
- 生動(dòng)講解:大家做成熟項(xiàng)目有時(shí)候很麻木,覺得很重要或者不重要。所以要有理有據(jù),聲情并茂,讓團(tuán)隊(duì)成員感受到項(xiàng)目的緊迫性和重要性。
- 清晰規(guī)劃:明確項(xiàng)目的里程碑和驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn),確保項(xiàng)目目標(biāo)可量化、可衡量,有助于團(tuán)隊(duì)成員理解項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
- 詳盡資源:列出項(xiàng)目所需的所有資源和支持方,并通過郵件等形式進(jìn)行確認(rèn)。并確保所有相關(guān)方都清楚各自的角色和責(zé)任。
- 重塑協(xié)作:如果原有的工作方式存在問題,需要重新調(diào)整團(tuán)隊(duì)協(xié)作方式,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。例如,可以通過定期的茶話會等方式加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和信任。
從0到1的項(xiàng)目啟動(dòng)會
相比于成熟產(chǎn)品的啟動(dòng)會,時(shí)間可能會很長,有時(shí)候2小時(shí)-5小時(shí),因?yàn)榇蠹覍τ谶@個(gè)項(xiàng)目的認(rèn)可度很低,有很多的質(zhì)疑點(diǎn)。
對于從0到1的新項(xiàng)目,啟動(dòng)會的核心目的是讓團(tuán)隊(duì)成員意識到項(xiàng)目的獨(dú)特價(jià)值和緊迫性。需要注意以下幾點(diǎn):
- 詳細(xì)闡述背景:花費(fèi)大量時(shí)間闡述項(xiàng)目背景,包括用戶痛點(diǎn)、市場機(jī)會、競爭優(yōu)勢等,讓團(tuán)隊(duì)成員理解項(xiàng)目的必要性。項(xiàng)目前期變化很快是非常正常的,團(tuán)隊(duì)成員可能不這么認(rèn)為,就會覺得很痛苦,要做好大家的心態(tài)安撫。
- 明確協(xié)作方式:新團(tuán)隊(duì)尤其需要明確協(xié)作方式,確保團(tuán)隊(duì)成員能夠協(xié)同工作。明確的協(xié)作方式有助于團(tuán)隊(duì)成員更好地配合。
- 提前準(zhǔn)備QA:提前準(zhǔn)備常見問題的答案,減少團(tuán)隊(duì)成員的疑慮。準(zhǔn)備好正能量的內(nèi)容,減少負(fù)面的信息,確保團(tuán)隊(duì)成員對項(xiàng)目的信心。
02 Scrum敏捷開發(fā):如何構(gòu)建高效的協(xié)作機(jī)制
在快速變化的商業(yè)環(huán)境中,敏捷開發(fā)方法因其靈活性和響應(yīng)速度而受到歡迎。
Scrum作為一種敏捷框架,通過一系列的儀式活動(dòng)來促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的有效協(xié)作,特別強(qiáng)調(diào)會議制度的作用,以優(yōu)化團(tuán)隊(duì)協(xié)作,提高項(xiàng)目交付的質(zhì)量和速度。
迭代計(jì)劃會(2周1次):設(shè)定清晰目標(biāo)
Scrum框架中的關(guān)鍵部分,旨在為接下來的迭代周期設(shè)定明確的目標(biāo)。
這種會議相較于傳統(tǒng)的單月迭代方式更為高效,例如美團(tuán)采用了雙周迭代會議,這種方法通過提高業(yè)務(wù)迭代效率,顯著提升了業(yè)務(wù)產(chǎn)出。
一個(gè)月內(nèi)完成兩個(gè)版本的交付,使得每年可以交付多達(dá)20-24個(gè)版本。同時(shí)也合理化了人力資源的分配,保證了各個(gè)角色的持續(xù)產(chǎn)出,使得版本交付周期縮短至5.5周。
在會議之前,Product Owner需要準(zhǔn)備一份按優(yōu)先級排序的需求列表,這份列表應(yīng)該已經(jīng)過評審或與研發(fā)團(tuán)隊(duì)達(dá)成一致。
- 上半場:通常由測試人員對需求進(jìn)行講解,以確保所有團(tuán)隊(duì)成員對需求有共同的理解。同時(shí),研發(fā)和測試共同預(yù)估工時(shí)、確定需求的優(yōu)先級達(dá)成 Sprint Backlog(已評審的內(nèi)容)。
- 下半場:開始sprint、進(jìn)行子任務(wù)拆解和排期,明確Sprint的需求范圍和優(yōu)先級,確定發(fā)布版本的內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn),鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)做出合理的承諾。
需要注意的是:
1)子任務(wù)是否被充分拆分,涵蓋開發(fā)、聯(lián)調(diào)、測試準(zhǔn)備、自測等各項(xiàng)任務(wù)?
2)每個(gè)研發(fā)人員的排期是否既充實(shí)又不沖突?
迭代評審會/成果展示會(2周1次):提升團(tuán)隊(duì)成就感
通常由研發(fā)或測試人員展示上一個(gè)Sprint發(fā)布的內(nèi)容。
這種會議有助于提升團(tuán)隊(duì)成員的成就感,特別是當(dāng)有數(shù)據(jù)總結(jié)時(shí),更能直觀地看到工作的成效。如果有運(yùn)營職能的同事參與,效果會更好,因?yàn)樗麄兛梢詮氖袌龇答伒慕嵌忍峁┯袃r(jià)值的見解。
迭代回顧會/總結(jié)得失/(2周1次):持續(xù)改進(jìn)
團(tuán)隊(duì)成員共同反思過去Sprint的表現(xiàn),討論成功之處和需要改進(jìn)的地方。產(chǎn)品、研發(fā)和測試團(tuán)隊(duì)都會在這個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)表自己的感言,這對于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的成長和持續(xù)改進(jìn)至關(guān)重要。
每日站會(1天1次):同步具體進(jìn)度和困難
一個(gè)至關(guān)重要的儀式,它不僅幫助團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目的具體進(jìn)度和困難,還能夠有效地避免拖延現(xiàn)象。由于團(tuán)隊(duì)成員在日常工作中可能會遇到各種問題,有些成員可能因?yàn)楹π呋驌?dān)心批評而不愿意在團(tuán)隊(duì)中分享這些問題,因此每日站會提供了一個(gè)安全的環(huán)境,讓大家可以公開討論遇到的障礙。
執(zhí)行的步驟可參考:
1)確定站立會時(shí)間和地點(diǎn)、參會人員
首先,確定站立會的具體時(shí)間和地點(diǎn),并通知所有參會人員。一旦時(shí)間確定,所有成員都應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到場。若有成員因特殊原因無法參加,需提前告知,并將自己的工作進(jìn)度和計(jì)劃反饋給Scrum Master。
2)會前準(zhǔn)備
每位參會者應(yīng)在會議開始前10分鐘更新項(xiàng)目管理工具(如Jira、飛書項(xiàng)目、teambition等工具)上的需求、子任務(wù)和缺陷狀態(tài),準(zhǔn)備好會議上的發(fā)言內(nèi)容。主要內(nèi)容包括:
- 更新需求、子任務(wù)、缺陷的狀態(tài)流轉(zhuǎn)
- 填寫子任務(wù)工時(shí)
- 添加新的需求或子任務(wù)
- 移除當(dāng)前Sprint中的需求或子任務(wù)
3)會議進(jìn)行中
1. Scrum Master先確定參會人員是否全部到齊,到齊后宣布站會開始。
2. Scrum Master 審查線上BUG情況。
3. Scrum Master從右往左遍歷面板上的需求,每個(gè)需求讓相關(guān)人陳述進(jìn)度和計(jì)劃、遇到的問題。
4. 參與人開始表述需求和任務(wù)的進(jìn)度和計(jì)劃,同時(shí),參與人自行移動(dòng)和更新面板,包括需求、子任務(wù)狀態(tài)變更,新增需求等,同時(shí)更新需求、子任務(wù)的狀態(tài)標(biāo)識。
5. 在參與者都發(fā)言完畢后,Scrum Master先詢問對于這個(gè)需求大家是否還有需要補(bǔ)充和不明確的地方。
6. Scrum Master需要向參與者確認(rèn)需求、子任務(wù)的發(fā)布上線時(shí)間和風(fēng)險(xiǎn)情況,并引導(dǎo)參與者思考是否能按時(shí)完成需求的發(fā)布上線。
7. 重復(fù)執(zhí)行步驟3-6,直至面板上所有需求全部討論完畢。
8. Scrum Master詢問眾人是否還有沒有在面板上的事項(xiàng)需要說明。
9. Scrum Master對進(jìn)度和站立會的執(zhí)行進(jìn)行總結(jié)。
注意事項(xiàng):
1. 準(zhǔn)時(shí)參加,不遲到。
2. 不要超出限制時(shí)間(站立會時(shí)間15min)。
3. 不要討論技術(shù)問題。
4. 不要轉(zhuǎn)變會議話題。
5. 不要在沒有準(zhǔn)備的情況下參加。
6. Scrum Master 不要替團(tuán)隊(duì)成員移動(dòng)任務(wù)卡片,不要替團(tuán)隊(duì)更新燃盡圖。
7. 團(tuán)隊(duì)成員不要向 Scrum Master 或管理層人員報(bào)告。
8. 如果不能出席會議,需要通知團(tuán)隊(duì),并找一名代表參加或提前同步進(jìn)度。
9. 有需求置換需要當(dāng)場填寫需求/子任務(wù),并貼在面板上。
陳述規(guī)范:
針對特定需求,陳述格式如下:
1. 今天的工作完成情況,如果沒有完成,原因是什么?
2. 明天的目標(biāo)是什么?是否有可能遇到困難,需要誰的幫助?
對于晨會,則改為:
1. 昨天的工作完成情況,如果沒有完成,原因是什么?
2. 今天的目標(biāo)是什么?是否有可能遇到困難,需要誰的幫助?
成長期的團(tuán)隊(duì)可以通過Scrum Master提問的方式,形成固定的匯報(bào)模式,避免討論,培養(yǎng)良好的習(xí)慣。而在成熟的團(tuán)隊(duì)中,每個(gè)成員應(yīng)按照固定的模式進(jìn)行匯報(bào)。任何需要深入討論的問題都應(yīng)在站會后由Leader協(xié)調(diào)或成員間私下解決。
對應(yīng)的線上看板使用:
看板分為多個(gè)泳道,每個(gè)泳道代表不同的工作狀態(tài),如:
- 未開始:產(chǎn)品經(jīng)理、研發(fā)leader認(rèn)為有價(jià)值的需求,隨時(shí)可以進(jìn)入需求設(shè)計(jì)階段的需求;
- 產(chǎn)品設(shè)計(jì)中:正在進(jìn)行需求設(shè)計(jì)的需求(包括UI、UE);
- 評審中:等待評審的需求。
- 待開發(fā):需求已經(jīng)設(shè)計(jì)完成,并且在迭代會上通過需求評審的需求;
- 開發(fā)中-需求:迭代會確定本迭代需要完成的需求;
- 開發(fā)中-TC:需求的測試用例編寫子任務(wù);
- 開發(fā)中-前端:需求的前端開發(fā)子任務(wù);
- 開發(fā)中-后端:需求的后端開發(fā)子任務(wù),包括AI\BI任務(wù);
- 開發(fā)中-其他:需求的其他角色開發(fā)子任務(wù);
- 待測試:已完成開發(fā)的子任務(wù)和已完成聯(lián)調(diào)、自測的需求;
- 測試中:測試中的需求;
- 待產(chǎn)品驗(yàn)收:等待產(chǎn)品確認(rèn)的需求
- 待上線:等待發(fā)布的測試通過的需求
- 已完成/已上線:發(fā)布完成的需求和子任務(wù);
不同角色關(guān)注不同的泳道,如:
1. 產(chǎn)品經(jīng)理:主要關(guān)注【未開始】、【產(chǎn)品設(shè)計(jì)中】、【評審中】、【待開發(fā)】
2. 研發(fā)人員:主要關(guān)注【開發(fā)中】、【待測試】
3. 測試人員:主要關(guān)注【開發(fā)中】、【測試中】、【待產(chǎn)品驗(yàn)收】、【待上線】、【已完成/已上線】
線下的物理看板說明:
使用不同顏色的貼紙區(qū)分不同類型的任務(wù):
1. 需求:使用粉紅色貼紙,需要標(biāo)明需求概述、預(yù)計(jì)發(fā)布時(shí)間
2. TC任務(wù):使用黃色貼紙,需要標(biāo)明任務(wù)概述和負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間
3. 前端任務(wù):使用綠色貼紙,需要標(biāo)明任務(wù)概述和負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間
4. 后端任務(wù):使用藍(lán)色貼紙,需要標(biāo)明任務(wù)概述和負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間
5. 客戶端或者其他角色的任務(wù):使用棕色貼紙,需要標(biāo)明任務(wù)概述和負(fù)責(zé)人、預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間
狀態(tài)標(biāo)識說明:
1. 旗幟:用以標(biāo)識需求的風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài),紅色表示進(jìn)度落后預(yù)期,黃色表示進(jìn)度正常
2. 勾叉:用以標(biāo)識子任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài),叉表示進(jìn)度落后預(yù)期,勾表示進(jìn)度正常
線上bug review:快速響應(yīng)與修復(fù)
在敏捷開發(fā)中,Bug管理和會議效率是確保項(xiàng)目順利推進(jìn)的關(guān)鍵因素。接下來,我們來探討如何通過優(yōu)化線上Bug Review和其他會議流程來提升團(tuán)隊(duì)的整體表現(xiàn)。
站會負(fù)責(zé)人需要在每日站會中維護(hù)本組的Bug篩選器,以便快速定位并處理Bug。篩選器應(yīng)包含以下內(nèi)容:
- 昨日解決的工單(通過“解決日期”字段篩選)。
- 本組成員(研發(fā)、產(chǎn)品、測試)尚未解決的工單(通過“解決結(jié)果”字段選擇“未解決”)。
每日站會內(nèi)容:
在每日站會中,團(tuán)隊(duì)需要重點(diǎn)關(guān)注以下兩個(gè)方面:
- 逐個(gè)查看昨日解決的工單,進(jìn)入工單頁面,由修復(fù)人講解“研發(fā)分析”,包括產(chǎn)生原因、修復(fù)方法和改進(jìn)措施等。這有助于團(tuán)隊(duì)成員學(xué)習(xí)和預(yù)防類似問題的再次發(fā)生。
- 討論本組未解決的Bug工單,制定修復(fù)計(jì)劃,確保工單不會超期。通過這種方式,可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的技術(shù)難題。
業(yè)務(wù)組周會:確保團(tuán)隊(duì)協(xié)同與目標(biāo)一致
定期的周會對于確保團(tuán)隊(duì)成員了解項(xiàng)目的整體進(jìn)度和各自職責(zé)至關(guān)重要。特別是在多項(xiàng)目并行的情況下,有效的周會可以幫助團(tuán)隊(duì)避免資源浪費(fèi)和重復(fù)工作,提高協(xié)同效率。
每周召開一次業(yè)務(wù)組周會,明確本周的重點(diǎn)工作和下周的核心目標(biāo)。會議內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下幾個(gè)方面:
- 上周待辦跟進(jìn):回顧上周周會確定的待辦事項(xiàng),檢查完成情況,并同步公司產(chǎn)研周會的重點(diǎn)內(nèi)容。
- 重點(diǎn)數(shù)據(jù)分享:分享整體營收、重點(diǎn)客戶的營收情況以及重要產(chǎn)品特性的活躍數(shù)據(jù)。這有助于團(tuán)隊(duì)了解業(yè)務(wù)的整體表現(xiàn)和發(fā)展趨勢。
- 季度OKR進(jìn)展:同步季度OKR的進(jìn)展情況,指出哪些目標(biāo)進(jìn)展順利,哪些存在困難,并討論解決方案。
- 產(chǎn)品和業(yè)務(wù)分享:介紹內(nèi)部新產(chǎn)品和外部競爭產(chǎn)品的情況,以及市場側(cè)的需求和趨勢。這有助于團(tuán)隊(duì)保持市場敏感度,并從中汲取靈感。
- 制度流程宣導(dǎo):傳達(dá)公司最新的制度、流程及要求,確保團(tuán)隊(duì)成員了解并遵守相關(guān)規(guī)定。
- 本周待辦:確定本周需要完成的任務(wù),并給出大致的完成時(shí)間。
需求評審會:確保需求清晰
在需求理解不清晰時(shí)尤為重要。它幫助團(tuán)隊(duì)成員找到重點(diǎn)和難點(diǎn),明確需求,并討論實(shí)現(xiàn)的可行性。
需求評審可以在需求設(shè)計(jì)完成后隨時(shí)召開,但進(jìn)入本迭代的需求必須在迭代啟動(dòng)之前完成評審。評審過程中,研發(fā)團(tuán)隊(duì)要充分發(fā)表意見,尤其是提出反面意見,以便全面評估需求的可行性和潛在風(fēng)險(xiǎn)。
上線會:提升團(tuán)隊(duì)信心
確保上線前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作就緒,提升團(tuán)隊(duì)的信心。在會上,團(tuán)隊(duì)成員需要同步上線的重點(diǎn)事項(xiàng),確保相互支持,并提前做好上線后的準(zhǔn)備工作,如在線客服、客戶服務(wù)等。這樣可以減少上線時(shí)可能出現(xiàn)的問題,提高用戶體驗(yàn)。
會議指導(dǎo)原則
為了確保會議的高效性,我們需要遵循以下基本原則:
原則一:不開無效會議
- 必要性審查:每次開會前都要問自己,這次會議是否真的必要?如果可以用一兩句話解釋清楚,或者可以通過郵件或群聊傳達(dá)的信息,就不必召開會議。
- 取消低效會議:取消那些沒有充分準(zhǔn)備、漫無目的或只是為了同步信息的會議,改用郵件或群聊等方式進(jìn)行。
原則二:充分的會前準(zhǔn)備
1)明確會議目的:在會前和參會人溝通清楚會議相關(guān)信息并達(dá)成一致后再拉會議日程。
2)確定會議類型:根據(jù)會議的性質(zhì)(解決問題、決策執(zhí)行、頭腦風(fēng)暴、信息同步或考核成果)來組織討論。
3)選定參會人員:
- 需要決策的會一定要邀請擁有決策權(quán)的人參加。
- 控制參會人數(shù)。參會人員必須與議題執(zhí)行相關(guān),限制在最關(guān)鍵的人之間。
- “禮貌參會者”—知會自選、紀(jì)要必達(dá)。
4)確定會議的基本信息:
- 確定召開時(shí)間、會議所需時(shí)間:會議時(shí)間控制在1小時(shí)內(nèi)。
- 確定會議地點(diǎn):公司(會議室)、非公司(午餐、咖啡廳等)。
- 建會議日程:使用企業(yè)IM中的日歷。
- 確定會議的形式:線上、線下、線上+線下。
5)制定明確的議程,令會議高度系統(tǒng)化和緊湊:
- 怎樣順序的討論最可能達(dá)成我們的會議目的?
- 如何盡可能開短會?
- 參會人員需要在開會前多久看到會議議程?
6)制定會議規(guī)則
- 參會人必須準(zhǔn)時(shí)到會,有事提前半天向會議組織者請假。
- 會議現(xiàn)場不接電話,不用通訊設(shè)備回復(fù)消息。
- 如果保密項(xiàng)目,參會人員需要對會議內(nèi)容進(jìn)行保密。
- 未盡重要事宜約定列入下一次會議議程。
- 共性問題有針對性的解決;不是共性的,則可以略過,與提出者在會后單獨(dú)解決或者召開專題討論會。
- 討論不務(wù)虛、不討論細(xì)節(jié)、不抱怨訴苦、不搞一言堂、不跑題。
- 限制參會人員的發(fā)言時(shí)間。
- 嚴(yán)格遵守時(shí)間。
- 參會人都需要發(fā)言,必須對會議結(jié)論表態(tài)。
- 會后的執(zhí)行事項(xiàng)定義的責(zé)任人必須是參會人員。
- 會上已達(dá)成一致的事項(xiàng),會后再反對不作數(shù)。
- 會議遺留事項(xiàng)做閉環(huán)跟進(jìn),若責(zé)任人超時(shí)1天未解決也未反饋則需要提前說明。
- 會議材料詳備且事先送達(dá),倡導(dǎo)用在線文檔推進(jìn)會議。
- 制定具體準(zhǔn)備人員準(zhǔn)備會議材料,建立會議日程時(shí)同步發(fā)出。
- 提倡會議前15分鐘,所有人先閱讀,評論自己的疑問。
- 提倡針對文檔內(nèi)的評論進(jìn)行逐條探討,當(dāng)場解決問題,會后明確下一步行動(dòng)和預(yù)期時(shí)間。
7)會前做好設(shè)備調(diào)試和材料準(zhǔn)備工作:
- 會議主持人提前5分鐘到會議室做會前準(zhǔn)備工作,并在會前2分鐘發(fā)起線上視頻會議。
- 若會議延遲開始或者臨時(shí)更改會議時(shí)間,會議組織者需要在會前10分鐘及時(shí)告知參會人員
原則三:一定要主持會議
在會議的實(shí)際進(jìn)展中,作為會議的組織方,我們需要明確參會人的角色,讓每位參與者都能高度投入。通過有效的主持技巧,引導(dǎo)討論沿著理想的路徑推進(jìn),真正解決問題,形成方案與共識,并確保會議達(dá)成一致意見后能夠按約定執(zhí)行。
在參會人員中,每個(gè)人都應(yīng)該有明確的角色,并履行各自職責(zé)。常見的角色類型包括:參會人員、主持人、記錄人和決策者。
參會人員
作為參會人員,在會議中的主要職責(zé)是:
- 提供信息:分享必要的知識和信息。
- 積極參與:積極發(fā)表意見、建議,并參與討論和表態(tài)。
主持人
作為主持人,有著流程管理的會議功能,其職責(zé)一般包含:
- 開場介紹:明確會議目的、議程、時(shí)間及規(guī)則。
- 協(xié)調(diào)討論:確保會議舉行、嚴(yán)格遵循會議議程,沒有被任何人主導(dǎo)。并且確保討論緊扣議題,避免偏離主題或陷入爭論。
- 引導(dǎo)總結(jié):在具體節(jié)點(diǎn)控制討論,以確保所有有效意見均得到表達(dá)。確保每個(gè)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行,并在會議結(jié)束時(shí)進(jìn)行總結(jié)。
- 時(shí)間控制:嚴(yán)格控制每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間,確保會議按時(shí)結(jié)束。會議結(jié)束時(shí)間一到,馬上結(jié)束會議。
- 執(zhí)行事項(xiàng):明確會議中的執(zhí)行事項(xiàng),并指定責(zé)任人及完成時(shí)間。在會上直接確定執(zhí)行事項(xiàng)落到責(zé)任人并明確截止時(shí)間,并再次同步執(zhí)行事項(xiàng)下一步動(dòng)作,確保全體參會人員都認(rèn)可下一步工作安排。
會議記錄者
作為記錄人,有著信息管理的會議功能,其一般職責(zé)包含:
- 記錄內(nèi)容:詳細(xì)記錄會議討論的內(nèi)容、達(dá)成的共識及后續(xù)行動(dòng)安排。
- 分工明確:對會中達(dá)成一致的執(zhí)行事項(xiàng)進(jìn)行明確分工(將各問題按區(qū)域分類、確定完成時(shí)間、執(zhí)行責(zé)任人,以便更好的執(zhí)行閉環(huán))。
- 整理紀(jì)要:按主次整理會議紀(jì)要,確保信息準(zhǔn)確無誤,并在會后12小時(shí)內(nèi)通過郵件或即時(shí)通信工具發(fā)送給所有相關(guān)方,保證信息透明。
決策者
作為決策者,對會議最終能否達(dá)成指導(dǎo)后續(xù)工作的共識起著至關(guān)重要的作用,其一般職責(zé)包含:
- 參與決策:確保所有利益相關(guān)方參與決策過程。
- 聽取意見:認(rèn)真傾聽各方意見,并在最后發(fā)言進(jìn)行總結(jié)。
- 明確標(biāo)準(zhǔn):列出決策的標(biāo)準(zhǔn),指導(dǎo)集體作出最佳決策。
- 歸納決策:明確歸納所作決定及其理由,并在必要時(shí)解決爭議。
(4)會議跟蹤與結(jié)果落實(shí)
任何沒有結(jié)果輸出的會議都是在浪費(fèi)時(shí)間。為了確保會議的有效性,我們需要:
- 明確執(zhí)行事項(xiàng):列出需要采取的具體行動(dòng),確保每個(gè)步驟都有明確的目標(biāo)。
- 責(zé)任分配:明確后續(xù)執(zhí)行的責(zé)任人,確保每項(xiàng)任務(wù)都有專人負(fù)責(zé)。
- 設(shè)定時(shí)間表:定義每項(xiàng)執(zhí)行動(dòng)作的預(yù)期完成時(shí)間,以推動(dòng)行動(dòng)節(jié)奏,確保成果的交付。
會議人數(shù)≥5人時(shí),必須輸出會議紀(jì)要和執(zhí)行事項(xiàng),并用任務(wù)管理工具進(jìn)行跟蹤。
跟蹤與反饋機(jī)制:
- 在下次正式會議前同步執(zhí)行事項(xiàng)的進(jìn)展。
- 對于進(jìn)展緩慢或無進(jìn)展的事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)討論。
- 對于進(jìn)度正?;蛞淹瓿傻氖马?xiàng)只需同步結(jié)果。
確保信息透明:會后12小時(shí)內(nèi)通過郵件將會議紀(jì)要和結(jié)論發(fā)送給相關(guān)方(不僅限于參會人員,還包括需要知曉會議內(nèi)容的其他人),以保證信息的透明管理和避免溝通遺漏。
最后,總結(jié)下核心要點(diǎn):
- 簡明材料:確保會議材料簡明扼要,并高度概括,以便參會人員在會前閱讀。
- 明確議程目標(biāo):提前說明每個(gè)議程的具體目標(biāo)。
- 提前通知:通過郵件或日歷邀請所有參會人員,并明確會議的目的和內(nèi)容框架。
- 會議進(jìn)行:主持人應(yīng)明確會議的目的,控制時(shí)間,確保會議內(nèi)容緊湊,并在總結(jié)時(shí)重復(fù)關(guān)鍵信息,確定待辦事項(xiàng)(ToDo)。
- 會后跟進(jìn):會后整理會議紀(jì)要,并抄送給所有參會成員,確保所有人都清楚下一步的行動(dòng)。
03 內(nèi)部與外部共識:匯報(bào)與文檔的力量
在團(tuán)隊(duì)管理和項(xiàng)目推進(jìn)中,內(nèi)外部共識的建立是至關(guān)重要的。無論是對外展示團(tuán)隊(duì)進(jìn)展,還是內(nèi)部溝通協(xié)作,有效的匯報(bào)和文檔化都是不可或缺的手段。
以下是幾種常見的匯報(bào)和文檔策略,幫助團(tuán)隊(duì)提升內(nèi)外部的共識水平。
團(tuán)隊(duì)周報(bào):展示進(jìn)展與貢獻(xiàn)
解決外部的信任問題,對外展示團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展和貢獻(xiàn)。
定期發(fā)送團(tuán)隊(duì)周報(bào),同步項(xiàng)目的進(jìn)度和團(tuán)隊(duì)的工作成果。通過周報(bào),可以讓外部利益相關(guān)者(如上級領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴等)了解團(tuán)隊(duì)的努力和成績,從而增強(qiáng)他們的信任和支持。
里程碑匯報(bào):提升團(tuán)隊(duì)士氣
提升團(tuán)隊(duì)成員的成就感,激勵(lì)他們繼續(xù)前進(jìn)。
在項(xiàng)目達(dá)到重要里程碑時(shí),進(jìn)行匯報(bào),表揚(yáng)和鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員。這種正面的反饋不僅可以增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的歸屬感,還能激發(fā)他們的積極性,讓他們更有動(dòng)力迎接未來的挑戰(zhàn)。
突發(fā)情況匯報(bào):迅速響應(yīng)與應(yīng)對
及時(shí)同步突發(fā)問題,避免延誤。在遇到突發(fā)問題時(shí),及時(shí)匯報(bào)風(fēng)險(xiǎn),并尊重時(shí)間,迅速尋求解決方案。這種快速反應(yīng)機(jī)制有助于團(tuán)隊(duì)迅速應(yīng)對突發(fā)事件,減少負(fù)面影響。
文檔沉淀:提升團(tuán)隊(duì)能力
改善新人與老人之間的共識問題,通過文檔化的方法提升團(tuán)隊(duì)整體能力。以下是兩種典型情況的文檔沉淀:
- 歷史工作文件:我想要找尋一個(gè)文件,它在哪里?——建立資料文檔庫
- 工作方法的沉淀:我想要完成一個(gè)任務(wù),怎么去做?——編寫幫助文檔,提供詳細(xì)的步驟指導(dǎo)。
不要急于直接解決問題,而是要思考如何提升團(tuán)隊(duì)的能力,從而減少困惑的頻率。比如,所有新上線的功能都應(yīng)附帶使用手冊,并提供完整的功能清單。在迭代過程中,對新功能進(jìn)行標(biāo)注,確保每個(gè)功能都有明確的意義。
04 做好基于項(xiàng)目的總結(jié)和復(fù)盤:推動(dòng)團(tuán)隊(duì)成長
在項(xiàng)目管理中,定期的總結(jié)與復(fù)盤是促進(jìn)團(tuán)隊(duì)效能提升的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。無論是在項(xiàng)目的初期階段還是完成重要里程碑之后,及時(shí)的反思都能為后續(xù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
復(fù)盤不僅僅是對過去的回顧,它是面向未來的行動(dòng)指南。通過有效的復(fù)盤機(jī)制,我們可以:
- 關(guān)注團(tuán)隊(duì)和成員狀態(tài):理解團(tuán)隊(duì)成員的情緒波動(dòng)和工作狀態(tài),這有助于構(gòu)建更加和諧的工作環(huán)境。
- 將成功的經(jīng)歷變成規(guī)律:總結(jié)成功的方法,形成一套可以重復(fù)使用的模式,使其成為團(tuán)隊(duì)的標(biāo)準(zhǔn)操作程序的一部分。
- 將失敗的教訓(xùn)變成經(jīng)驗(yàn):分析失敗的原因,從中汲取教訓(xùn),避免同樣的錯(cuò)誤再次發(fā)生。團(tuán)隊(duì)的磨合是一個(gè)持續(xù)的過程,需要不斷改進(jìn)。
項(xiàng)目復(fù)盤的步驟
為了實(shí)現(xiàn)高效的復(fù)盤流程,我們可以采取以下步驟:
1)收集問題:
- 采用匿名方式收集團(tuán)隊(duì)成員的意見,關(guān)鍵是讓每個(gè)人的聲音都被聽見。
- 如果團(tuán)隊(duì)關(guān)系還不夠緊密,可以采用紙質(zhì)問卷并放入盒子中收集;如果關(guān)系較好,則可以直接在線上問卷進(jìn)行。
2)打分量化評估:對項(xiàng)目的整體表現(xiàn)進(jìn)行評分,了解團(tuán)隊(duì)成員對項(xiàng)目的滿意度。
3)列出表現(xiàn)好的點(diǎn):記錄項(xiàng)目中表現(xiàn)優(yōu)異的部分,作為團(tuán)隊(duì)的亮點(diǎn)。
4)目前存在的核心問題:確定項(xiàng)目當(dāng)前面臨的最主要問題,以便集中精力解決。
5)分析問題,共同探討:
- 將成員的自我評價(jià)和項(xiàng)目評價(jià)匯總上墻。
- 分析成員對項(xiàng)目的評價(jià),整理出亮點(diǎn)與問題。
- 討論問題:召開復(fù)盤會議,形成對當(dāng)前狀態(tài)和問題的共識。
- 通過投票選出前五項(xiàng)亮點(diǎn)和前五項(xiàng)問題,進(jìn)行深入討論。
6)解決問題,制定行動(dòng)計(jì)劃:
- 通過郵件通報(bào)全體成員,總結(jié)規(guī)律,并列出待辦事項(xiàng)(ToDo)。
- 提煉亮點(diǎn),將其沉淀到知識庫中。
- 拆解問題到具體原因,并列出待辦事項(xiàng)(ToDo)。
項(xiàng)目復(fù)盤的原則
- 有合適的主題:復(fù)盤的主題必須明確,不能過于發(fā)散,以保持討論的針對性。
- 對事不對人:關(guān)注結(jié)構(gòu)性的問題,而不是個(gè)人批評。復(fù)盤應(yīng)該是一個(gè)積極向上的過程,而不是指責(zé)大會,創(chuàng)造一個(gè)開放和支持性的氛圍。
- 會后跟進(jìn):一定要有專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)復(fù)盤會議達(dá)成的待辦事項(xiàng)(ToDo),確保改進(jìn)措施得到有效執(zhí)行。
可參考的復(fù)盤模板
PART01:三點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)(我有什么經(jīng)驗(yàn)可以分享給大家)
- 項(xiàng)目過程中,出現(xiàn)了什么樣的風(fēng)險(xiǎn)?我是怎么去消除的,有沒有什么好的方式方式可以分享給大家?
- 項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成過程中,我用了什么方式讓目標(biāo)推進(jìn)更加順利?
- 我是如何進(jìn)行資源協(xié)調(diào)的?
- 在整個(gè)項(xiàng)目過程中我沉淀了哪些經(jīng)驗(yàn)方法?
PART02:三點(diǎn)教訓(xùn)(從項(xiàng)目目標(biāo)本身出發(fā),我踩了什么坑)
- 項(xiàng)目目標(biāo)本身制定是否合理?
- 項(xiàng)目過程的里程碑節(jié)點(diǎn)制定是否科學(xué)、目標(biāo)達(dá)成路徑設(shè)定是否合理?
- 遇到障礙有沒有及時(shí)向上級反饋?
- 最終達(dá)成/未達(dá)成項(xiàng)目關(guān)鍵要素是什么?
PART03:三點(diǎn)落地改進(jìn)計(jì)劃(基于我踩過的坑,明年我怎么提升避免?)
1)完成目標(biāo)的過程中可以改進(jìn)的方向:
- 資源的協(xié)調(diào)
- 里程碑的制定:包括時(shí)間節(jié)點(diǎn)的安排、過程跟進(jìn)的情況、里程碑安排的合理性以及是否跟進(jìn)進(jìn)度實(shí)時(shí)調(diào)整里程碑
2)針對影響目標(biāo)達(dá)成的因素,我可以做到哪些:包括內(nèi)部因素(團(tuán)隊(duì)內(nèi)的、個(gè)人的)、外部因素(環(huán)境、組織等),基于這些因素,我可以做到哪些改進(jìn),促使目標(biāo)達(dá)成。
3)基于可以改進(jìn)的點(diǎn),在下一個(gè)有孵化性質(zhì)的項(xiàng)目中,我們可以怎么做?
參考文章:
本文由 @萌沐 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載
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