產(chǎn)品經(jīng)理,我為什么建議你用番茄工作法管理你的時(shí)間
番茄工作法,究竟在時(shí)間管理上該如何運(yùn)用,它真的能提高你的工作效率嗎?
相信很多產(chǎn)品經(jīng)理都有這樣的感觸,在畫(huà)著原型、寫(xiě)著需求文檔的時(shí)候,老板找到你了,讓你做個(gè)需求,剛把老板的事情解決,坐下來(lái)準(zhǔn)備繼續(xù)畫(huà)原型,又接到了客服部的反饋,又接到了運(yùn)營(yíng)經(jīng)理的要求……
這是產(chǎn)品經(jīng)理的工作特征之一,需要不斷的去對(duì)接各個(gè)部門的人,你的工作狀態(tài)不斷地被中斷,時(shí)間不斷地被碎片化。遇到這種情況,不知道你是否有思考過(guò),如何提高自己的工作效率和專注度?
上個(gè)月無(wú)意接觸到時(shí)間管理,于是,抽了一段時(shí)間出來(lái)研究了一下時(shí)間管理。最近一個(gè)月,踐行了一種時(shí)間管理法–番茄工作法(曾經(jīng)也了解過(guò)番茄工作法,但當(dāng)時(shí)沒(méi)有踐行,這次我真正踐行了)。
番茄工作法給我?guī)?lái)了什么?
- 明顯提高了工作時(shí)的專注力
- 明顯提高了我的工作效率
- 每天的工作變得井然有序了
- 健康狀態(tài)好像變得好點(diǎn)了(或許這個(gè)是心理作用^_^)
什么是番茄工作法?
番茄工作法是簡(jiǎn)單易行的時(shí)間管理方法,是由弗朗西斯科·西里洛于1992年創(chuàng)立的一種相對(duì)于GTD更微觀的時(shí)間管理方法。使用番茄工作法,選擇一個(gè)待完成的任務(wù),將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘,專注工作,中途不允許做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事,直到番茄時(shí)鐘響起,然后在紙上畫(huà)一個(gè)X短暫休息一下(5分鐘就行),每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會(huì)兒。
很多小伙伴看到這里,可能會(huì)有質(zhì)疑,25分鐘我怎么能只專注我自己的工作,研發(fā)都拿著刀到架到我脖子上了,用戶都投訴到老板那里去了。莫慌,莫慌,暫且放下你心中現(xiàn)存在的千種疑問(wèn),你要問(wèn)的問(wèn)題我都知道,因?yàn)槲乙苍鲆?jiàn),我會(huì)在文章后面的Q&A模塊解答你心中的疑惑。
番茄工作法怎么用??如何運(yùn)用番茄工作法,我將從兩個(gè)方面說(shuō)明:工具和方法。
工具
在官方的教程中,實(shí)踐番茄工作法需要準(zhǔn)備三種工具。
一支筆、一個(gè)番茄鐘、三張紙。
一支筆:用來(lái)寫(xiě)計(jì)劃、做標(biāo)記、寫(xiě)記錄,只要寫(xiě)寫(xiě)畫(huà)畫(huà)的都要用到它。
一個(gè)番茄鐘:傳統(tǒng)的是用的廚房的番茄鐘,因?yàn)槊看螖Q開(kāi)一個(gè)機(jī)械的番茄鐘,會(huì)帶給人儀式感。不過(guò),我覺(jué)得番茄鐘在辦公室用不太適合,所以我用了一個(gè)番茄鐘APP—潮X(名字就不說(shuō)了,避免有廣告嫌疑,界面如下圖)
三張紙:這三張紙是關(guān)鍵。
第一張紙(①號(hào)紙)———作為今日任務(wù)的清單。
在①號(hào)紙寫(xiě)上今日待辦和計(jì)劃外緊急兩個(gè)標(biāo)題。
今日待辦:今日待辦表示今天需要完成的任務(wù),它的任務(wù)來(lái)自于①號(hào)紙的計(jì)劃外緊急和②號(hào)紙的活動(dòng)清單以及U任務(wù)。
我每天早上到公司會(huì)用5分鐘左右從②號(hào)紙上抽取今日需要完成的任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序,然后填寫(xiě)到①號(hào)紙的今日待辦這一項(xiàng),形成今天的工作任務(wù)清單。
計(jì)劃外緊急:表示在今天工作中,突然接收到比較緊急,必須要今天完成的工作。
在每天的工作中,會(huì)突然接到領(lǐng)導(dǎo)、市場(chǎng)、運(yùn)營(yíng)等等的反饋或任務(wù),如果是非常緊急、今天非完成不可的,將新接收到的任務(wù)填寫(xiě)到計(jì)劃外緊急這一項(xiàng)。
番茄鐘時(shí)間評(píng)估
在①號(hào)紙中,需要對(duì)每個(gè)任務(wù)用多少個(gè)番茄鐘進(jìn)行評(píng)估,并在該項(xiàng)任務(wù)后面用數(shù)字標(biāo)注評(píng)估的番茄鐘個(gè)數(shù),用完一個(gè),劃掉一個(gè)。這樣可以不斷提升你對(duì)番茄鐘的時(shí)間把控和對(duì)任務(wù)的時(shí)間評(píng)估。
中斷標(biāo)記
中斷分為內(nèi)部中斷(來(lái)自自己的,比如想去衛(wèi)生間了)和外部中斷(來(lái)自外部的,比如程序員哥哥找你了)。
內(nèi)部中斷需要在正在進(jìn)行的任務(wù)后面打個(gè)-,而外部中斷需要在正在進(jìn)行的任務(wù)后面打個(gè)×。并在③號(hào)紙做上記錄(中斷原因、該番茄鐘持續(xù)時(shí)間等等)。
比如官方教程上是這樣的:
優(yōu)先級(jí)排序
每天早上整理今日待辦的時(shí)候,需要從②號(hào)紙上面抽取今日任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序。但是,這個(gè)排序不代表你今日的工作會(huì)完美的按照這個(gè)順序執(zhí)行,因?yàn)槟憧赡芙拥接?jì)劃外緊急任務(wù)等等。所以可以在休息時(shí)間或者剩余的番茄鐘時(shí)間重新排列優(yōu)先級(jí)。
第二張紙(②號(hào)紙)—作為接下來(lái)一段時(shí)間里需要做的任務(wù)清單
在②號(hào)紙寫(xiě)上活動(dòng)清單和U兩個(gè)標(biāo)題。U就是unplanned(adj.計(jì)劃外的)
活動(dòng)清單:表示接下來(lái)一段時(shí)間里已經(jīng)計(jì)劃安排了的任務(wù)清單。
我會(huì)把接下來(lái)一周或者已經(jīng)計(jì)劃了的工作寫(xiě)到這項(xiàng)來(lái),形成自己的未來(lái)的工作清單。
U:表示計(jì)劃外的工作。
我會(huì)將每天在工作過(guò)程中,接到的新任務(wù),但是不緊急,不需要今天完成的任務(wù)填寫(xiě)到U這一項(xiàng)。
第三張紙(③號(hào)紙)—記錄清單
③號(hào)紙寫(xiě)上記錄一個(gè)標(biāo)題。
③號(hào)紙的作用在于記錄每天番茄鐘的實(shí)踐情況,比如被中斷的次數(shù)、被中斷的原因、該番茄鐘持續(xù)的時(shí)間、完成番茄鐘的個(gè)數(shù)、番茄鐘優(yōu)化方案等等。記錄這些數(shù)據(jù)的作用在于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析并總結(jié),發(fā)現(xiàn)自己被中斷的原因,并不斷的總結(jié)應(yīng)對(duì)方法、調(diào)整番茄鐘,形成適合自己的番茄鐘。
我的優(yōu)化
以上紙+筆的方式是官方教程中讓我們用的工具,我對(duì)工具進(jìn)行了改變,用有道云筆記代替三張紙。
如圖,我把三張紙匯總到一個(gè)文檔里面了,這樣就不用來(lái)回點(diǎn)擊文檔。
在講解①號(hào)紙的時(shí)候,說(shuō)到了時(shí)間評(píng)估在任務(wù)項(xiàng)后面寫(xiě)上評(píng)估的番茄鐘個(gè)數(shù),而我用了@表示一個(gè)番茄鐘,因?yàn)橛猛暌粋€(gè)我可以刪掉一個(gè);另外,官方教程中內(nèi)部中斷用-標(biāo)記、外部中斷中×標(biāo)記,而我用了~和×,因?yàn)殡娔X上-看得不是很清楚吶。
說(shuō)說(shuō)我為什么會(huì)用有道云筆記,而不用三張紙+筆?
1、(最關(guān)鍵的一點(diǎn))添加快
接到計(jì)劃外緊急和U任務(wù)的時(shí)候我可以敲鍵盤(pán)快速添加到任務(wù)清單上,我覺(jué)得寫(xiě)字太慢了,心慌慌。
2、方便優(yōu)先級(jí)排序
在完成一項(xiàng)任務(wù)或者接到計(jì)劃外緊急之后需要對(duì)今日待辦的任務(wù)調(diào)整新的優(yōu)先級(jí)排序,如果在紙上,不是很方便調(diào)整順序,而我在有道云筆記中,可以隨時(shí)插入一行提升優(yōu)先級(jí)。
3、同步
回到家打開(kāi)自己的電腦,可以繼續(xù)我的番茄鐘(里面不僅有我的工作,還有我的學(xué)習(xí)計(jì)劃)
4、隨時(shí)記錄
計(jì)劃外緊急和U任務(wù)總是猝不及防的,我可以在任何場(chǎng)地、任何時(shí)間掏出手機(jī)打開(kāi)有道云筆記APP添加新的任務(wù)。
用有道云筆記的方式是我用紙+筆的方式實(shí)踐兩個(gè)周之后總結(jié)的一個(gè)我認(rèn)為更適合我的方式的。
工具和任務(wù)清單準(zhǔn)備好之后,進(jìn)入我們的第二步:方法。
方法
第一步 確定待辦事項(xiàng)
每天早上來(lái)到公司,從②號(hào)紙上面挑選出今天需要完成的任務(wù),并且進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序,然后將今天的任務(wù)填寫(xiě)到①號(hào)紙的今日待辦中,形成今天的任務(wù)清單。
第二步 開(kāi)啟番茄鐘
確定了今日待辦之后,從第一項(xiàng)任務(wù)開(kāi)始,擰開(kāi)一個(gè)番茄鐘,開(kāi)始把這25分鐘專注的交給這一項(xiàng)任務(wù)。
第三步 25分鐘的專注
在這25分鐘內(nèi),你需要將時(shí)間和精力完完整整的交給這個(gè)番茄鐘,專注于這一項(xiàng)工作。
當(dāng)然,剛開(kāi)始實(shí)踐番茄工作法你會(huì)在這25分鐘內(nèi)遇到各種問(wèn)題,比如想去衛(wèi)生間了,想喝水,研發(fā)的哥哥又找你要文檔了等等各種情況,我會(huì)在文章后面的Q&A說(shuō)明如何處理這些情況,暫且先放下這些疑問(wèn),繼續(xù)讀下去。
第四步 完成番茄鐘
25分鐘之后,鬧鈴響起,馬上、立即停止手上的工作,并且在③號(hào)紙中記錄現(xiàn)在的工作狀態(tài),以便開(kāi)啟下個(gè)番茄鐘的時(shí)候能夠快速回到剛才的工作狀態(tài)中來(lái)。如果該項(xiàng)任務(wù)完成了,將該項(xiàng)任務(wù)劃掉以示完成。
第五步 休息
開(kāi)啟5分鐘的休息時(shí)間,站起身,活動(dòng)活動(dòng)筋骨、看看窗外的風(fēng)景,切記不要再想工作的事情,以確保你的下個(gè)番茄鐘是專注、高效的。
四個(gè)番茄鐘后進(jìn)行一次長(zhǎng)休息,我的休息時(shí)間是7分鐘,你可以制定一個(gè)適合自己的休息時(shí)間。
第六步 下一個(gè)番茄鐘
5分鐘休息時(shí)間結(jié)束之后,立即回到工作狀態(tài)。進(jìn)入第二步,選擇下一項(xiàng)任務(wù),開(kāi)啟你的下一個(gè)番茄鐘。
第七步 總結(jié)
在番茄鐘實(shí)踐過(guò)程中,會(huì)將中斷次數(shù)、中斷原因、完成次數(shù)等等數(shù)據(jù)記錄在③號(hào)紙上,每天工作完成之后或者在每天的最后一個(gè)番茄鐘時(shí)間,對(duì)你記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行回顧分析總結(jié),制定相應(yīng)的方法減少中斷,提高專注。
運(yùn)用番茄工作法,你會(huì)有很多質(zhì)疑和疑問(wèn),下面的問(wèn)題是我曾經(jīng)遇到的問(wèn)題。
Q&A
為什么叫番茄工作法?
弗朗西斯科·西里洛當(dāng)年創(chuàng)建番茄工作法的時(shí)候他找到了一枚廚房定時(shí)器,形狀像西紅柿。如果那個(gè)廚房定時(shí)器形狀像蘋(píng)果的話,那可能這個(gè)就叫蘋(píng)果工作法了。
產(chǎn)品經(jīng)理經(jīng)常被別人打斷,番茄工作法還適合產(chǎn)品經(jīng)理嗎?
產(chǎn)品經(jīng)理的工作不斷被中斷,導(dǎo)致中斷時(shí)間和回歸到剛才那個(gè)任務(wù)的時(shí)間成本會(huì)非常高,在我看來(lái),番茄工作法反而特別適合產(chǎn)品經(jīng)理。
工作那么忙,中間還要休息是不是在浪費(fèi)時(shí)間?
產(chǎn)品經(jīng)理經(jīng)常在工作狀態(tài)中被打斷,需要去對(duì)接各個(gè)部門的小伙伴、各種事情。假如你沒(méi)有采取番茄工作法,每次打斷你之后,你需要花時(shí)間轉(zhuǎn)換到新的工作狀態(tài)中去,這也就打斷了剛才任務(wù)的連續(xù)性,這也就降低了效率。而且每當(dāng)你結(jié)束完接到的任務(wù)之后,還要再花時(shí)間回到剛才被中斷任務(wù)的工作狀態(tài)中去,這樣看來(lái)是真的節(jié)約時(shí)間了嗎?可以做個(gè)試驗(yàn),每天在工作狀態(tài)中切換的時(shí)間應(yīng)該是比番茄工作法休息的時(shí)間多的。
我最近嗓子一直不舒服,去醫(yī)院拿藥的時(shí)候,醫(yī)生問(wèn)我是不是經(jīng)常坐著,我說(shuō)是嘞(因?yàn)榉戳鞔碳ち松ぷ?。醫(yī)生說(shuō)我們這個(gè)行業(yè)這個(gè)癥狀很常見(jiàn),建議我不要長(zhǎng)時(shí)間坐著)。所以,番茄鐘的休息時(shí)間不僅讓大腦得到適當(dāng)?shù)男菹ⅲ岣吖ぷ餍?,而且是保證自己身體健康的一種方式,你的健康才能讓你的家人和愛(ài)人更有底氣的生活。
工作法一定是25分鐘工作和5分鐘休息嗎?
根據(jù)官方的教程,建議每個(gè)人最開(kāi)始學(xué)習(xí)番茄工作法的時(shí)間,是25分鐘的工作時(shí)間和3-5分鐘休息時(shí)間。當(dāng)然,這個(gè)時(shí)間不是固定的,根據(jù)你的個(gè)人情況總結(jié)出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)靈活調(diào)整。但是建議的是,每個(gè)時(shí)間需要實(shí)踐2個(gè)周之后再考慮是否調(diào)整,因?yàn)橹挥薪?jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐之后,你才能體會(huì)到這個(gè)時(shí)間長(zhǎng)度是否真的適合你。
另外需要注意的是,休息時(shí)間不能太長(zhǎng),休息時(shí)間太長(zhǎng)會(huì)打亂你的工作狀態(tài)(休息太久了你的工作怎么辦)。
如何處理外部中斷?
外部中斷即來(lái)自外部的中斷,比如其他部門的同事找你有事等等。
如果在番茄工作時(shí)間,如果受到外部中斷,立即評(píng)估新任務(wù)的緊急情況:
如果不緊急,讓他稍等一下,番茄鐘結(jié)束之后再去找他,并在①號(hào)紙的計(jì)劃外緊急記錄下這件任務(wù)。
如果事情緊急,立即停止你的番茄鐘,并做下中斷記錄和工作進(jìn)度(以便快速回到這件任務(wù)的工作任務(wù)),然后投入到新任務(wù)中。
我常遇到的中斷是什么?
我經(jīng)常遇到的中斷是在番茄鐘時(shí)間,微信經(jīng)常收到來(lái)自市場(chǎng)部、客戶的微信消息,導(dǎo)致電腦右下角的微信圖標(biāo)一直在閃爍。閃爍啊,會(huì)很吸引我的眼球的,導(dǎo)致這個(gè)番茄鐘不能專注。
剛開(kāi)始實(shí)踐番茄鐘的時(shí)候我會(huì)打開(kāi)微信看別人給我發(fā)的什么消息,如果是重要任務(wù)我會(huì)立即中斷現(xiàn)在的番茄鐘并投入到這個(gè)計(jì)劃外緊急的任務(wù)中。但是經(jīng)過(guò)一段時(shí)間實(shí)踐、記錄之后發(fā)現(xiàn),來(lái)自微信的消息總是不斷的轟炸我,導(dǎo)致我完成的番茄鐘數(shù)量很少,并且這些任務(wù)并不是想象的那樣非要在下一秒鐘就需要處理的。
經(jīng)過(guò)優(yōu)化之后,我是這樣做的:徹底關(guān)掉電腦上的微信,并且把手機(jī)靜音,每完成一個(gè)番茄鐘之后再去手機(jī)上瞄一眼微信消息。我敢這樣做的原因是:絕大多數(shù)任務(wù)我不相信25分鐘都等不了,如果等不了,一定會(huì)來(lái)我辦公桌或電話找我的。
這同時(shí)也體現(xiàn)了③號(hào)紙記錄的作用,它總是在幫你總結(jié)出適合自己一個(gè)番茄鐘,學(xué)會(huì)如何應(yīng)對(duì)各種情況,提升你的專注力。
在番茄鐘時(shí)間我想去衛(wèi)生間了怎么辦?
如果不是很急就忍住,等番茄鐘結(jié)束了再去衛(wèi)生間。
如果很急的話那么就立即停止番茄鐘,在這項(xiàng)任務(wù)后面打上×,并且在③號(hào)紙上做上中斷記錄,去衛(wèi)生間完成這個(gè)人生大事再回來(lái)開(kāi)啟一個(gè)新的番茄鐘。
在番茄鐘時(shí)間可以喝水嗎?
番茄工作法的理念是提升你的專注力和工作效率,如果口渴讓你不能專注地工作了,那它還有什么意義。所以,口渴了就放心的喝水吧,但是如果想要起身接水的話就需要中斷這個(gè)番茄鐘,因?yàn)闀r(shí)間稍長(zhǎng)了,所以,請(qǐng)?jiān)谛菹r(shí)間,接好水。
被中斷了的番茄鐘怎么辦?
被中斷的的時(shí)候,在這項(xiàng)任務(wù)后面打個(gè)-(內(nèi)部中斷)或×(外部中斷),并且在③號(hào)紙上面記錄上中斷原因和任務(wù)進(jìn)度,以便能夠快速回歸到這個(gè)任務(wù)來(lái)。
被中斷之后需要休息嗎?
如果上個(gè)番茄鐘被中斷的時(shí)候已經(jīng)持續(xù)很久了,可以適當(dāng)休息后開(kāi)啟一個(gè)新的番茄鐘。但是,如果上個(gè)番茄鐘剛開(kāi)始就被中斷了,中斷之后可以立即開(kāi)啟一個(gè)新的番茄鐘。
如果任務(wù)不夠一個(gè)番茄鐘怎么辦?
如果一個(gè)任務(wù)完成之后還剩余一些時(shí)間,可以對(duì)剛才的任務(wù)進(jìn)行回顧、復(fù)盤(pán)、重新進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序。
如果多個(gè)任務(wù)的時(shí)間都比較短,可以將多個(gè)短任務(wù)合并到一個(gè)番茄時(shí)間執(zhí)行。
評(píng)估的任務(wù)太長(zhǎng)怎么辦?
如果你所評(píng)估的任務(wù)超過(guò)4個(gè)番茄鐘,最好將該任務(wù)分解。
更多疑問(wèn)可以加我微信交流,微信見(jiàn)文末。
寫(xiě)在最后
番茄工作法是我在產(chǎn)品工作中運(yùn)用的一種時(shí)間管理法,但是番茄工作法的用法是一樣的,不管你是運(yùn)營(yíng)、還是開(kāi)發(fā)、還是CEO,你都值得嘗試一下,你不親身實(shí)踐,你永遠(yuǎn)不知道它有多好用。至少現(xiàn)在我知道了。另外,如果要學(xué)習(xí)這項(xiàng)時(shí)間管理法,這就涉及了刻意練習(xí),剛開(kāi)始可能是痛苦的,但是一定要逃離這樣一個(gè)舒適區(qū)。
本文由 @先小龍 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理。未經(jīng)許可,禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來(lái)自 unspalsh,基于 CC0 協(xié)議
謝謝分享,用有道云筆記制作挺方便的
先馬 感覺(jué)有點(diǎn)復(fù)雜
看過(guò)這本書(shū),自己沒(méi)有去試過(guò)
感覺(jué)自己可以嘗試下
這么好的文章不評(píng)論?