在初創(chuàng)公司，從團隊組建幾個人開始，到人員越來越多，我經(jīng)歷了從口頭溝通開始，到使用研發(fā)管理工具（本文主要是指類似于日報系統(tǒng)這樣的系統(tǒng)）卻發(fā)現(xiàn)推行起來并不那么順利的過程。我作為這類工具的使用者也想表達下對推行研發(fā)管理工具的一些看法，可能有點班門弄斧，但是還是想總結(jié)下自己的這些經(jīng)歷，希望能幫助遇到同樣問題的團隊找到問題的癥結(jié)所在。

1、工作任務分配不及時

工作分配不及時，一般有兩種情況：一是臨時任務隨時到來，一個是任務被口頭傳達。第一點如果每次都是臨時性任務，會讓員工感覺工作沒規(guī)劃性；第二點任務被口頭傳達，工作已經(jīng)開始做了，才想到記錄到管理工具上。一旦發(fā)生這樣的情況對于研發(fā)管理軟件的使用效果大打折扣，而且出現(xiàn)幾次這種情況后員工就覺得不去看任務板也可以，反正上邊寫的內(nèi)容和手里干的活也沒什么關(guān)系。

工作分配應該是按照階段性的分配，能讓員工感覺到階段性的勝利感。筆者所在的團隊是敏捷開發(fā)（人員數(shù)8個 ，是實踐敏捷最佳的團隊人數(shù)范圍）的實踐者，我們一般是按月發(fā)布任務板內(nèi)容，一般在迭代啟動會上會將所有的任務進行說明，強調(diào)中間的關(guān)鍵時間節(jié)點，這樣做的好處就在于，一個是團隊內(nèi)部彼此知道對方在做什么，在關(guān)鍵時間點上交付產(chǎn)物的準確度就會更高。而且每月的交付結(jié)果都會讓筆者覺得有成就感，因為是有階段性成果的。

2、工作分配沒有預估時間

管理者的主要職責就是估算，估算時間、成本、人力等，這也是管理者與普通員工的主要區(qū)別。如果作為管理者卻每次都問你：“你覺得這個活需要干幾天？”我相信每個員工第一次都會實在的估算，第二次都會按照1.2~1.5倍的時間估算，因為活干起來并沒有那么順利……長此以往下去，團隊整體的效率一定會越來越低。

時間預估是給員工一個明確的期望值，做這個工作也會心里比較有底，一旦建立起來這種機制，你會發(fā)現(xiàn)你的團隊是良性循環(huán)的，如果他認為自己無法按時完成，他可以提出來，并提出為什么不能按時完成的考慮，這將有助于你的時間預估趨于準確；如果時間比他自己預估的時間要多，他可能會提出來，但基于惰性更可能不提出來，不過，沒關(guān)系，因為你有deadline，所以他也不會清閑幾天。所以結(jié)果就是分配下去的工作會變得越來越能在該提交的時候提交。

3、不要總更換研發(fā)管理軟件

現(xiàn)在開源的的管理軟件很多，一般會基于過往的經(jīng)驗選擇一個軟件，但是筆者所在的團隊卻遇到這樣的情況，因為團隊主要的成員以前用的工作經(jīng)歷中都用的是公司內(nèi)部系統(tǒng)，但對于初創(chuàng)公司受限于成本要選擇一些開源的軟件，用過禪道、jira、teambition，這些軟件是很好的軟件，但是在我們團隊中卻沒成功，因為一旦有一些功能上的問題，領導就說換一個吧……最終大家已經(jīng)對這類軟件失去了使用的信心。

其實選定一個軟件之前要做研究，這個軟件怎么用，能滿足我們的需要嗎，做好了這些研究，那么定下來使用哪個。一旦確定下來，就不要去隨意更換了，頻繁的更換只能一步步挑戰(zhàn)團隊成員的忍耐力。

作為領導有一個很重要的特質(zhì)，就是“以身作則”。使用研發(fā)管理工具這件事也是一樣，得帶頭使用，得堅持使用，還得經(jīng)常提醒使用，才能有助于去執(zhí)行。不能因為遇到一些阻力就妥協(xié)，放棄，或者是你本身就不使用這個東西。

4、作為領導者不關(guān)注任務的數(shù)據(jù)

所謂的領導對于研發(fā)管理工具的使用也并不是要求領導也去填寫日報（當然填了可能會更好），而是說你要相信研發(fā)管理工具反饋給你的數(shù)據(jù)，工作強度，工作計劃，工作結(jié)果的統(tǒng)計等，如果你不關(guān)心這些數(shù)據(jù)，只是憑自己看到的結(jié)果物，那你可能錯過了在過程中糾正問題的機會。

但假如你關(guān)注這些數(shù)據(jù)， 可能會在會議上反復提到，也會從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些進度上的問題，譬如每次延期都是為什么等，那么因為你的關(guān)注團隊的人員就會去使用，而且也能及時地去糾正偏離工作主線的任務。

結(jié)論

當然上述問題的發(fā)生可能是相互影響，交織在一起出現(xiàn)的，但發(fā)生了就請保持絕對的警惕，可能會導致團隊出現(xiàn)更多的連帶問題。

研發(fā)管理工具的使用問題看似小，但卻會衍生出更多嚴重的問題，工具的使用本就是幫助團隊更好地協(xié)作，但不能推行反反復復不只是浪費了時間也會產(chǎn)生嚴重的溝通問題。

很多人可能認為互聯(lián)網(wǎng)時代創(chuàng)業(yè)能不能成功取決于你的想法、你的創(chuàng)意、你的融資和你的速度，但我認為溝通問題是組建團隊之后能否成功的最關(guān)鍵的因素。你的創(chuàng)意和想法能不能被完好地執(zhí)行，能不能最終落地，能不能更快地面向市場都得靠良好的溝通幫你來協(xié)作。

所以選擇好一款研發(fā)管理軟件，然后別猶豫，別遲疑，去執(zhí)行，終會如同在你擁抱成功的路上加了些有用的路標一樣，幫助你直到終點！

作者：范范，從事智慧消防方面的產(chǎn)品設計，咨詢轉(zhuǎn)產(chǎn)品，一切關(guān)注都在需求。

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