在數(shù)字化轉型的浪潮中，企業(yè)級SaaS平臺正逐漸成為推動組織效率和協(xié)作的關鍵工具。本文深入探討了企業(yè)級SaaS工作臺的設計觀察，以及如何通過個性化定制和場景化服務來提升用戶體驗，供大家參考。

在數(shù)字化時代，傳統(tǒng)軟件的局限性日益凸顯。

傳統(tǒng)模式要求員工在本地環(huán)境中自行配置和維護各種工具，這不僅耗費時間，還可能因環(huán)境設置不當導致工具效率低下。

此外，傳統(tǒng)軟件通常涉及在本地管理數(shù)字資產，這不僅增加了數(shù)據(jù)丟失的風險，也使得資料共享和協(xié)作變得復雜和低效。這些挑戰(zhàn)迫切需要一種新的解決方案，以適應快速變化的商業(yè)環(huán)境和提高組織效率。

企業(yè)級 SaaS（Enterprise SaaS）應運而生，通過云計算技術，允許企業(yè)擺脫繁重的本地軟件維護和資產管理負擔。

與傳統(tǒng)軟件相比，SaaS不僅簡化了工具的部署和更新過程，伴隨企業(yè)級 SaaS的發(fā)展“工作臺 Launchpad”逐步變成托管企業(yè)級 SaaS 的應用程序的外殼，并為應用程序提供導航、個性化、嵌入式支持和應用程序配置等服務。

盡管“工作臺 Launchpad”帶來了許多便利，但在設計過程中也面臨不少挑戰(zhàn)。

以下部分將探討這些挑戰(zhàn)，并分享我們在解決這些問題過程中的發(fā)現(xiàn)和方法。

一、工作臺架構

1. 業(yè)務前臺和管理后臺雙工作臺架構更為流行

在當前的企業(yè)級SaaS產品設計中，如Adobe、飛書、釘釘?shù)龋覀冇^察到一種趨勢：采用“業(yè)務前臺”和“管理后臺”的雙工作臺信息架構。這種架構設計明確區(qū)分了兩種廣泛認知的角色：Admin（管理員或超級管理員）和Staff（普通員工）。

超級管理員通常是企業(yè)的高層領導，擁有最高的管理權限，一般不直接參與日常的生產流程。相反，普通員工雖然可能擁有一定的管理權限，但主要職責是參與生產和業(yè)務操作。

在過去，我們嘗試通過單一工作臺來集成所有功能，但這種設計往往導致功能入口和權限管理的復雜耦合。

超級管理員經常反饋，他們不需要許多功能，只需使用特定的幾項。

這種反饋揭示了單一工作臺在滿足不同用戶需求方面的局限性。雙工作臺架構的主要優(yōu)勢在于它能有效分離管理工作流和業(yè)務工作流，從而簡化用戶界面并提高操作效率。

在這種架構下，管理后臺專門為管理員設計，集中處理組織成員管理、權限分配、應用licence 分配、費用、系統(tǒng)設置等工作，而業(yè)務前臺則專注于支持日常的業(yè)務工作流，如方案設計、數(shù)字資產管理等。這不僅使得系統(tǒng)的使用更加直觀，也方便了權限的細粒度管理。

我們的新版工作臺采用了這種雙工作臺架構設計，通過明確劃分管理和業(yè)務操作界面，極大地提升了用戶體驗和系統(tǒng)的整體效率。

這種設計允許管理員無需被不必要的業(yè)務功能干擾，同時也確保普通員工能夠高效地完成日常任務，不受復雜管理設置的影響。

2. 個性化定制、場景化服務是工作臺的普遍需求

企業(yè)級 SaaS 如果沒有良好的整體性信息架構設計很容易發(fā)生”信息過載“、”低效率“、”低參與度“的現(xiàn)象。因此”個性化定制”（Personalization）和”場景化服務”（Contextual Services）成為了工作臺的普遍需求。

3. 個性化定制和場景化服務的優(yōu)勢

流量分配優(yōu)化：通過在合適的時間和地點提供定制化服務，個性化工作臺可以幫助用戶更快地找到所需服務。這種”即時”和”相關”的服務交付可以顯著提高用戶的工作效率和滿意度。

提高應用服務使用率：當工作臺能夠根據(jù)用戶的工作場景和角色提供定制化的工具和服務時，用戶更可能頻繁使用這些服務。例如，根據(jù)用戶的角色自動顯示相關的數(shù)據(jù)分析工具或管理功能，可以使用戶在需要時直接訪問這些工具，從而提高工具的使用率和工作效率。

增強用戶體驗：個性化和場景化的工作臺通過提供與用戶當前任務直接相關的工具和選項，減少了信息過載，使用戶界面更加清晰和易用。

如Salesforce的 “Lightning Platform” 和「飛書」提供了高度的工作臺定制能力，并將其作為增值服務。這種定制能力不僅滿足了企業(yè)和個人用戶的特定需求。

二、設計更好的數(shù)字資產管理服務

在對我們現(xiàn)有的企業(yè)工作臺頁面進行盤點后，我們發(fā)現(xiàn)數(shù)字資產管理場景（列表類型）占比高達59%，數(shù)量遠超其他類型的場景。

這一發(fā)現(xiàn)突顯了數(shù)字資產管理在企業(yè)工作臺中的重要性。

然而，這些數(shù)字資產管理類場景普遍存在下面這些問題，我們在長期的調研和實踐下來總結了”基于數(shù)字資產管理服務的階段設計“、”面向Staff和Admin角色設計”兩種視角的設計模式

1. 面向數(shù)字資產管理服務的階段設計

在隨著分析的深入，我們將數(shù)字資產管理的過程劃分為以下幾個關鍵階段：售前階段、初始化階段、用戶開始配置和使用產品、學習階段、、深入使用階段、下線階段 針對這些不同的階段，我們有一些認為有效的設計策略，能夠幫助用戶更好地過渡到下一個階段，從而提升用戶留存率和服務的整體價值。

1）價值傳遞設計模式

明確表達價值主張：在服務處于未被使用狀態(tài)或者低頻使用的情形下，可遵循清晰性原則使用簡潔明了的語言闡述產品或服務的獨特價值，避免模糊和歧義。視覺上可通過簡潔、有吸引力的設計元素，如簡潔的插畫，快速傳達核心價值。

定制化價值傳遞：深入了解目標用戶的痛點、期望和行為，確保傳遞的價值與他們的需求緊密相關。例如，飛書的「多維表格」提供用戶的不同職能和場景提供不同的表格視圖和內容。

2）預置典型案例

“數(shù)字資產管理”頁面通常是進入 SaaS 工具的上游，因此面對使用門檻較高的 SaaS 服務，降低用戶的使用門檻是關鍵。用戶可能會因為不了解如何有效利用這些工具而感到困惑。通過預置典型案例，我們可以展示服務在實際業(yè)務場景中的應用，幫助用戶快速理解產品的功能和價值。

預置案例的成功關鍵在于選擇與目標用戶群體密切相關的典型業(yè)務場景。例如，Miro（一個在線協(xié)作白板工具）就非常成功地實施了這一策略，它預置了專門針對IT、互聯(lián)網(wǎng)、金融領域的研究和分析模板。

3）更低“低噪音”引流

低噪音”（Low-Noise）引流的設計理念強調在不干擾用戶主要工作流的同時，巧妙地引導用戶探索和使用相關的服務或功能。

可以將“引流入口”統(tǒng)一放置頁面某個固定的結構中，例如，在Adobe Creative Cloud中，F(xiàn)older 模塊下方，放置與之相關或更垂直的服務。

這種方法的優(yōu)點在于它不會顯著打斷用戶的主要工作流，而是在視覺上和邏輯上提供一個自然的過渡到其他服務。

4）服務下線的重要性

在盤點的過程中，我們發(fā)現(xiàn)很多用戶使用量很低的服務。究其原因，大多數(shù)是上線后反饋不佳、負責人已經離開、PMF驗證失敗、新團隊接收后缺乏繼續(xù)迭代和維護的動力，但依然讓這些服務繼續(xù)在線上運行。

這類型服務越來越多之后會導致用戶降低對整個平臺的評價，用戶逐漸不再探索未知的服務。進而影響我們新服務的推行難度。定期評估服務的表現(xiàn)和價值，并決定是否繼續(xù)維護這些服務。這種策略幫助企業(yè)集中資源和注意力在那些為用戶提供最大價值的服務上。

下面是一些實施服務下線的步驟可供參考：

1. 性能和價值評估：定期檢查各項服務的用戶活躍度、使用頻率和反饋，確定哪些服務未能達到預期的效果。
2. 用戶通知和過渡：在決定下線服務之前，提前通知用戶，并提供足夠的時間讓他們轉移到其他服務或導出他們的數(shù)據(jù)。這種做法有助于維護品牌信譽和用戶滿意度。
3. 數(shù)據(jù)遷移和支持：為用戶提供數(shù)據(jù)遷移的支持和指導，確保他們能夠無縫過渡到其他服務或平臺。

2. 面向“員工 Staff”和“管理 Admin”角色設計

上面提到的“雙工作臺“架構，底層對應”Staff“”Admin“兩類核心用戶的需求，在長期的調研和實踐后我們也發(fā)現(xiàn)在數(shù)字資產管理場景這兩類用戶也呈現(xiàn)截然不同需求場景，Staff 以“生產為主”的資產管理模式（Staff通常包括內容創(chuàng)作者、設計師和市場營銷人員，他們需要頻繁地訪問和修改數(shù)字資產），而 Admin 則是以“管理為主”的資產管理模式（Admin通常包括IT管理員和高級管理人員，他們負責資產的整體管理、權限設置和系統(tǒng)維護）。

1）多樣化數(shù)據(jù)視圖

理解用戶的核心需求并結合數(shù)據(jù)的特征是選擇合適視圖模式的關鍵。不同的視圖模式應針對不同的使用場景和數(shù)據(jù)類型，以最大化用戶的工作效率。

當用戶的主要需求是快速找到具有視覺差異性的資產時，網(wǎng)格視圖是最佳選擇。這種視圖模式通過展示資產的縮略圖，使用戶能夠迅速識別出所需的圖像。

對于包含豐富元數(shù)據(jù)的資產，如文件的創(chuàng)建者、使用權限、修改歷史等，表格視圖提供了一個詳細的數(shù)據(jù)展示平臺。這種視圖可以執(zhí)行復雜的數(shù)據(jù)操作，如排序、篩選和批量管理，從而有效地控制和維護數(shù)字資產庫。

2）基于 Staff 和 Admin 行為差異化的布局思路

Staff 注重于編輯單個對象的工作流。設計強調直觀的工具訪問和高效的編輯流程，以便用戶可以快速地對資產進行修改和更新。例如，「飛書云文檔」列表在默認情況下不顯示移動、刪除、復制這些管理動作，只有在用戶選擇了一個特定的對象后，系統(tǒng)才會顯示出相關的管理操作欄。

Admin 注重于編輯多對象的工作流：更加重視業(yè)務視角的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和快速過濾功能。

這類設計允許管理員從宏觀的角度監(jiān)控和管理數(shù)字資產，類似于「飛書管理后臺-成員部門」頁面提供了全面的數(shù)據(jù)視圖，幫助管理員洞察和分析數(shù)據(jù)。默認展示面向多對象的管理型操作，并提供更強的過濾能力，支持全字段維度的篩選，使管理員能夠輕松地管理大量資產。

3）有效提高管理效率的設計

面向長表格的優(yōu)化

• 維度字段的顯隱與排序：遵循信息架構的“最小化原則”允許用戶根據(jù)需要顯示或隱藏字段，以及調整它們的排序，可以顯著提高信息檢索的效率和準確性。這種靈活性使用戶能夠根據(jù)當前任務的需求定制界面，從而減少認知負荷。
• 自定義列寬：允許用戶根據(jù)內容的實際需求調整列寬，可以提高表格的可讀性和數(shù)據(jù)的易訪問性。
• 關鍵字段列與操作列的固定：確保了用戶在滾動長表時，關鍵操作和信息始終可見，減少了尋找和切換的時間，提高效率。

隱藏的提效操作

• 多種選擇模式：例如鼠標框選配合快捷鍵選擇，是一個非常實用的功能，特別是在需要處理大量數(shù)據(jù)項的情況下?？梢燥@著減少用戶的操作步驟，提高數(shù)據(jù)處理的速度。
• 快速編輯功能：允許用戶直接在單元格中快速編輯數(shù)據(jù)，而不需要進入編輯模式。這種設計減少了多余的點擊和界面切換，使得數(shù)據(jù)的快速修改變得更加直接和高效。
• 拖拽排序和調整：在Trello中，用戶可以通過拖拽來重新排序卡片或列表，這種直觀的操作方式使得任務管理和優(yōu)先級調整變得非常靈活和迅速。此外，用戶還可以調整卡片和列表的大小，以適應不同的顯示需求。

設置模塊“就地管理”

過去很多時候將多模塊的“設置功能”集中在地方，認為這樣管理起來更方便，但實際觀察下來大多數(shù)用戶的管理行為是碎片化的而非集中式。因此將設置選項分散到各個相關模塊中“就地管理”，用戶可以在使用功能的同時調整設置，這樣可以更直觀地看到設置更改的效果。

四、最后，聊下Ai浪潮下對“企業(yè)級 SaaS工作臺“的設計”啟發(fā)

在當前的AI浪潮中，AI技術似乎已成為產品開發(fā)的必備元素，產品如果不集成AI服務，往往被視為缺乏競爭力。

然而，根據(jù)我的個人體驗，AI在處理未明確預設結果的場景下表現(xiàn)出色，但在用戶預期結果明確的情況下，其表現(xiàn)卻常常不盡如人意。

企業(yè)級服務通常要求標準化和精確性，因此，我認為AI更適合處理那些非結構化的任務，幫助用戶在工作流程中提高效率。以下是幾種AI可以在企業(yè)級 SaaS 工作臺中發(fā)揮重要作用的具體應用場景：

1. 圖像搜索與CLIP技術

利用CLIP（Contrastive Language-Image Pre-Training）技術，用戶可以通過文本描述來搜索相關圖片。這對于那些需要管理大量圖像資料的設計工具來說極具價值。

2. 自動化繁瑣工作

AI可以協(xié)助用戶進行數(shù)字資產的命名、歸檔以及清理廢棄內容，從而消除重復且耗時的管理工作。這不僅提高了工作效率，還幫助維護了資料庫的整潔和可用性。

3. 自動完成與快速初始化

通過自動完成技術，AI可以基于上下文智能填充表單，或者提供快速啟動的初始化數(shù)據(jù)。這種能力不僅減少了用戶輸入的工作量，還可以通過預測用戶的需求來優(yōu)化工作流程。

4. 標準評估

企業(yè)運作中常常需要遵循特定的業(yè)務規(guī)則，這些規(guī)則隨著時間的推移可能會發(fā)生變化。傳統(tǒng)的培訓方法雖然可以幫助員工掌握這些規(guī)則，但往往耗時且效果不一。AI的介入可以提供一種低成本且高效的解決方案，通過持續(xù)的評估和反饋，幫助員工更好地理解和應用這些變化的規(guī)則。

說明：文中案例和觀點僅代表作者個人觀點，非公司官方立場。