作為入庫業(yè)務的基礎類型，采購入庫的存在具有一定重要意義，那么你對采購入庫業(yè)務及相應的設計策略，又了解多少？在本篇文章里，作者就結合采購入庫的各類場景及方面，對采購入庫單做了綜合拆解，一起來看一下吧。

一、概述

ERP中的庫存管理是個龐大的模塊，它囊括了入庫業(yè)務、出庫業(yè)務、調(diào)撥業(yè)務、到貨計劃、發(fā)貨業(yè)務、庫存管理（基礎設置、庫存量邏輯、庫存分配策略、預警機制等）。而采購入庫，作為最基礎的入庫業(yè)務類型，能幫助我們快速了解入庫相關的邏輯和概念。

本文我將從采購入庫的業(yè)務流程、場景、單據(jù)結構、對庫存的影響等幾方面闡述采購入庫單。

二、采購入庫單的作用

入庫單是確認貨物入庫的正式文件，同時采購入庫單也是所有權實際轉移的重要標志。

三、采購入庫所在的業(yè)務流程節(jié)點

四、采購入庫單的場景

以下用金蝶上常用的幾種采購入庫類型大概講解下業(yè)務場景：

1）標準采購

2）零散采購

零散采購常用于低價值的物料，通常不需要下達采購申請和采購訂單，而是直接入庫。

3）委外入庫

委外入庫指企業(yè)有委外加工業(yè)務，商品經(jīng)過工廠加工完成后回到本倉。

4）分銷購銷入庫

一般是分公司找總部要貨，總部發(fā)貨給分公司?？偛繉蛻?，為分公司下銷售訂單，總部發(fā)貨，通知總部出庫。相當于總部走銷售流程，分公司走采購流程。

5）資產(chǎn)入庫

企業(yè)將固定資產(chǎn)登記入庫進行管理。

6）VMI入庫

VMI（Vendor Managed Inventory）即供應商管理庫存。簡單來說，在VMI模式中，企業(yè)給供應商提供銷售數(shù)據(jù)，供應商負責維持在客戶端一定數(shù)量的庫存。供應商來決定補貨的品種、數(shù)量和頻次。

五、使用前提

定義單據(jù)類型、供應商、業(yè)務組織、幣別、物料、單位、倉庫、倉位等基礎資料 按實際采購業(yè)務設置采購參數(shù) 如果進行批號、序列號管理，還要設置批號規(guī)則和序列號規(guī)則。

六、單據(jù)的結構

文末附xmind圖。

采購入庫單的幾大模塊分別是：基本信息、供應商信息、財務信息、明細、其他信息，其中明細每一分錄行又可對應有物料明細、物料明細、序列號明細、其他明細。

1. 基本信息

基本信息中主要是記錄采購方、供應商的信息，以及入庫的基本信息，如入庫時間、入庫備注等。

一般來說，企業(yè)規(guī)模不大時，需求方、采購方、收料方都是同一個組織。但企業(yè)規(guī)模達到一定程度，例如有了總公司與分公司，那么以上三個組織可能會有所不同。

舉個例子：一家企業(yè)有總部，底下有分公司，分公司下有門店。分公司的客戶需要的貨物，由總部負責向供應商下達采購訂單，貨物直接送到門店中等客戶自提。那么需求方是分公司，采購方是總部，收料方是門店。

2. 供應商信息

記錄來料的供應商信息，包括聯(lián)系人、電話等。同樣，供應商信息涉及到3個組織：供貨方、結算方、收款方。

3. 財務信息

定義結算方式、付款條件、幣種、折扣、定價時點等信息。本次僅對結算方式、付款條件、定價時間展開講講。

1）結算方式

即約定的付款方式。常用結算方式有：現(xiàn)金、支票、商業(yè)承兌匯票、銀行承兌匯票、本票、匯兌、信用證、委托收款、托收承付、匯票、銀行匯票、電子支付、光票托收、承兌交單、遠期付款交單、即期付款交單、票匯、信用卡。

2）付款條件

約定的到期日、以及到期日應付的比例或金額。

其中，到期日的確定方式常用有以下幾種：

1. 交易日：業(yè)務發(fā)生當天；
2. 按天數(shù)結算：xx天后；
3. 固定日：可設置每月的固定日（可多個），并可額外設置月數(shù)、天數(shù)，計算邏輯為：到期日 = （業(yè)務日期+月數(shù)+天數(shù)），然后再根據(jù)向后原則匹配到的固定日期；
4. 月結：當月發(fā)生的業(yè)務，于下N個月的某一天結算，一般是月結30天、60天、90天，可設置是嚴格按天數(shù)還是按月底。

另外，根據(jù)業(yè)務類型不同，用于計算到期日的業(yè)務日期選擇也可能不同，有可能是采購訂單日期、入庫日期、收料日期等。

（這塊后面再單獨出一篇詳細闡述。）

3）定價時間

即選取的價目表節(jié)點，一般來說，單據(jù)操作較為及時，或價目較穩(wěn)定不常變化時，選擇系統(tǒng)日期即可，若經(jīng)常滯后補單，或價格變動頻繁，則需要選擇單據(jù)日期。但這就需要系統(tǒng)將每一次價格變化以及對應生效的周期都記錄下來。

4. 明細

來料的明細，主要是物料的信息、應收數(shù)量、實數(shù)數(shù)量、計價數(shù)量、單價等，以及入庫的倉庫、倉位、庫存狀態(tài)（在途、可用、凍結），若需要做成本核算還可生成批號。

如果是涉及到保質(zhì)期的物料，如食品，那么明細中需要對保質(zhì)期相關也做登記：

一般來說入庫的倉儲人員對關于價格的信息是無權限的，可做相關權限控制。

5. 序列號

序列號即為某種物料具體到每一件的詳細信息，例如重量、長度等。

6. 其他信息

與創(chuàng)建、提交、審核、作廢、修改相關的操作人、時間信息。

七、庫存影響

入庫單審核后，增加庫存，反審核對應扣減庫存。

有時業(yè)務上不一定是審核時才觸發(fā)庫存更新，也有可能是提交/保存，那么相對應作廢/取消/刪除時對應扣減庫存。

帶入庫存的信息每個行業(yè)不同，根據(jù)實際所處行業(yè)具體分析定義即可。

八、上下游單據(jù)

1）上游單據(jù)

1. 采購訂單，入庫單將入庫數(shù)量反寫回采購訂單；
2. 若業(yè)務中需要有收料環(huán)節(jié)，則上游也可以是收料單。

2）下游單據(jù)

1. 退貨單，退料單將退料數(shù)量反寫回入庫單；
2. 扣款單：入庫物料質(zhì)量達不到訂單要求時可做部分扣款；
3. 應付單：應付單生成后，入庫單對應分錄行的應付關閉為true。

九、其他

1）關于入庫狀態(tài)

入庫時，針對本次入庫的物料情況，我們還可以使用一些狀態(tài)進行區(qū)分，如合格入庫、不合格入庫、讓步接受入庫、工廢入庫、料廢入庫等。根據(jù)所處行業(yè)的具體情況，可利用這一狀態(tài)，對單據(jù)流程做設計。

例如讓步接受入庫時，說明貨物并沒有達到指定標準，可能需要對供應商做扣款處理，那么我們可以讓客戶選擇是否需要扣款，若需要，可自動生成一張質(zhì)量扣款單，由質(zhì)量扣款單再生成紅字費用單或應付單等。

2）思考如何提升入庫效率

入庫的工作繁瑣但重復，我們應當從使用者的角度，針對行業(yè)特性，思考如何降低重復性工作量。

在某些行業(yè)，序列號可借助PDA掃描工具快捷錄入。有些供應商來料時也可能會附上二維碼，入庫時通過掃碼的形式將序列號批量錄入。

此外，整單復制、批量操作、允許自定義字段默認值、盡可能多的使用計算公式等方式，都能一定程度上提升操作效率。

3）避免重復入庫

單據(jù)之間有關聯(lián)關系時，下推需要做勾稽關系的處理，將下游單據(jù)的數(shù)量信息反寫回源單，以此來避免無限制的下推。

與此相對應，可提供單據(jù)下查功能，可查詢出本單下推過的所有單據(jù)。

十、結束語

以上淺淺與大家探討了采購入庫單，實際上要完成這張采購入庫單，許多使用前提也值得研究，例如組織機構類型、組織業(yè)務類型、價目表、折扣表等，下次有機會再共同研究。

附采購入庫單xmind：