中小型門店在日常經(jīng)營中，常常會涉及到有關(guān)商品采購、消耗、庫存盤點等業(yè)務(wù)模塊，業(yè)務(wù)人員在日常工作中便需要做好采購設(shè)計、商品管理和相應(yīng)運營動作。那么在采購流程中，相應(yīng)的設(shè)計系統(tǒng)和核心環(huán)節(jié)，應(yīng)該包括哪些方面、注意哪些細節(jié)呢？一起來看看作者的解讀。

門店在日常經(jīng)營中，會涉及到對商品的采購、收發(fā)、消耗、庫存盤點等。對商品來說，最先涉及的是商品的采購環(huán)節(jié)，合理、便捷的采購設(shè)計，對門店的商品管理和運營來說十分重要。

本文以美業(yè)行業(yè)的中小型門店為例，分析采購過程的核心環(huán)節(jié)及系統(tǒng)設(shè)計要點。

老李是一家美業(yè)公司的采購人員，在日常的工作中，老李一般會向供應(yīng)商進行采購申請，采購申請待審批后，供應(yīng)商開始對商品進行發(fā)貨，等到收到商品時，老李再進行采購商品的數(shù)量、質(zhì)量、金額等進行確認，確認無誤后再進行商品入庫到門店倉庫，同時財務(wù)在收到發(fā)票及結(jié)算款項后，至此整個采購環(huán)節(jié)完畢。

老李的整個采購流程，至少涉及到以下環(huán)節(jié)：

1. 采購申請
2. 采購審批
3. 采購收貨
4. 采購入庫
5. 財務(wù)結(jié)算

一、采購申請

采購申請主要是對合作供應(yīng)商的商品、數(shù)量、規(guī)格等進行申請，提交采購申請單后，待領(lǐng)導(dǎo)審核。此時老李看到的采購單的狀態(tài)為：申請中。

設(shè)計要點

1）采購申請涉及一般涉及到供應(yīng)商、商品信息

① 供應(yīng)商信息

a. 供應(yīng)商名稱

b. 供應(yīng)商等級

門店可內(nèi)部進行評判，一般根據(jù)供應(yīng)商的質(zhì)量進行評級，可設(shè)計為：S、A、B、C、D等等級，作為采購時選擇供應(yīng)商的判斷標準，優(yōu)先對等級高的供應(yīng)商進行采購。

c. 供應(yīng)商狀態(tài)

供應(yīng)商狀態(tài)一般有：1、正常；2、禁用；3、審核中。

采購時，只可對正常狀態(tài)的供應(yīng)商進行采購。

（對供應(yīng)商的管理，可在單獨的功能模塊進行維護處理。）

② 商品信息

1. 商品編號
2. 商品名稱
3. 商品單位
4. 商品規(guī)格
5. 商品分類
6. 采購價格
7. 采購數(shù)量

③ 其他信息

1. 財務(wù)相關(guān)信息：付款方式、付款周期、預(yù)付款、預(yù)計到貨時間、是否需要發(fā)票、票據(jù)類型等。
2. 采購備注。

2）安全庫存

庫存存量是采購員進行采購的重要信息，采購申請前，一般需要先進行庫存盤點，針對庫存較少的商品進行優(yōu)先采購，所以商品的安全庫存設(shè)置非常重要。

門店可在商品資料中進行商品的安全庫存進行預(yù)警設(shè)置，當(dāng)該商品庫存低于設(shè)置的安全庫存時，系統(tǒng)進行推送補貨通知，對管理者來說有備無患；采購申請頁面上展示低安全庫存的商品、當(dāng)前庫存、安全存量等信息，便于采購員批量選擇，一鍵采購。

3）批量多供應(yīng)商采購

設(shè)計采購功能時，對多供應(yīng)商進行采購?fù)籗KU商品時，可同時進行多供應(yīng)商采購處理；同時產(chǎn)品資料設(shè)計時，同一個SKU商品可選擇多個供應(yīng)商。

如：老李在對A、B、C三家供應(yīng)商進行采購?fù)籗KU商品時，如只能對一個供應(yīng)商進行采購，至少需要針對A、B、C三家供應(yīng)商各錄入一次單據(jù)。

如使用批量采購，操作一次即可，這時可支持同一個單據(jù)進行對A、B、C三家供應(yīng)商同時采購，單據(jù)生成為各自供應(yīng)商的3個單據(jù)，提升錄單效率。

4）批量處理商品采購數(shù)量

老李單次采購的商品可能涉及很多種類：如洗發(fā)水、精油、染發(fā)劑等等，對采購商品可進行一鍵批量處理采購數(shù)量，提高錄單效率和準確性，有特殊商品的采購數(shù)據(jù)需要修改時再進行單獨修改。

此外，為了提高采購錄單效率，還可配備掃碼槍自動識別商品。

二、采購審批

1）審核中

領(lǐng)導(dǎo)看到老李的采購單子，未進行審核的狀態(tài)。

此時，可對審核中的采購單進行審核通過或?qū)徍司芙^處理。

2）采購中

申請采購提交后，審核通過，但未采購?fù)瓿傻臓顟B(tài)。

領(lǐng)導(dǎo)看到老李的采購單子，對采購單的商品、規(guī)格、批次、金額和財務(wù)相關(guān)信息等關(guān)鍵信息進行審核后，審核通過的狀態(tài)。

審核時，審核人可針對采購單進行關(guān)鍵信息調(diào)整。如可調(diào)整采購單的商品數(shù)量、金額等信息。

3）未通過

申請采購提交后，審核未通過狀態(tài)。

上級領(lǐng)導(dǎo)看到老李的采購單子，對采購單的商品、規(guī)格、批次、金額和財務(wù)相關(guān)信息等關(guān)鍵信息進行審核后，核算部分部分信息有誤，備注上被拒原因，對采購單進行拒絕操作。

設(shè)計要點

審核權(quán)限：

對中小型門店來說，一般都是由單獨的人員去負責(zé)采購和審批，不涉及多級和多人審批，審核的權(quán)限設(shè)置，可通過菜單權(quán)限控制即可。

對大型連鎖或?qū)徍肆鞒梯^為復(fù)雜的門店，可能涉及到會簽、或簽和多層級審批的業(yè)務(wù)，這時就需要對采購審批進行單獨采購申請審批功能設(shè)計。

三、采購收貨

此時采購單的狀態(tài)為：已完成。

申請采購提交后，審核通過后，采購?fù)瓿蔂顟B(tài)。

采購單審批通過后，供應(yīng)商開始線下發(fā)貨，老李對供應(yīng)商的采購商品實際收到后，進行逐一盤點，確認無誤后進行采購?fù)瓿纱_認操作，表示該采購單已完成。

設(shè)計要點

1）采購確認直接生成入庫單

在進行采購收貨的同時，系統(tǒng)可指定入庫倉庫，直接進行操作入庫，采購到貨入庫時可標記為：采購入庫方式，系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的入庫單數(shù)據(jù)。

2）采購數(shù)量和實際收貨數(shù)量調(diào)整

在進行采購收貨時，由于商品在運輸過程中可能存在損壞、丟失等情況，實際收到的商品數(shù)量或符合質(zhì)量的商品極有可能缺少，所以在收貨需要對商品收貨數(shù)量、缺貨數(shù)量、損壞數(shù)量等進行重新編輯。

3）同一采購單，可進行多次自動入庫

老李單次向同一個供應(yīng)商采購的商品可能涉及很多種類：如洗發(fā)水100箱、精油100箱、染發(fā)劑100箱，由于生產(chǎn)原因，發(fā)貨時只發(fā)出了洗發(fā)水90箱、精油100箱。

當(dāng)洗發(fā)水90箱、精油100箱到貨時，經(jīng)老李對數(shù)量和質(zhì)量進行盤點后，該采購單只入庫了洗發(fā)水90箱、精油100箱；剩余的洗發(fā)水10箱和染發(fā)劑100箱可下次到貨時，再對該采購單進行入庫。

所以對同一個采購單據(jù)需可進行多次部分到貨標記，并可進行多次入庫操作，直至該采購單采購?fù)瓿伞?/p>

系統(tǒng)設(shè)計時，采購收貨狀態(tài)可設(shè)計為：1、待收貨；2、部分收貨；3、全部收貨。

注：關(guān)于采購商品的庫存，可根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要在系統(tǒng)中設(shè)計總在途庫存、最近3天在途庫存。

最近3天在途庫存指預(yù)計3天可到貨的商品數(shù)量，可用做真實庫存進行銷售。在門店做類似秒殺等易爆單的活動時，門店可正常發(fā)貨，不影響用戶的購買體驗的同時，也可提升門店的業(yè)績。

四、采購入庫

采購確認收貨后，進行采購?fù)瓿傻耐瑫r，可直接對采購單進行操作入庫。該流程在步驟三時已同步操作，不再贅述（入庫方式涉及多種，如盤盈入庫、退貨入庫、采購入庫等，本文只討論跟采購入庫；關(guān)于商品入庫，以后單獨整理一篇文章）。

五、財務(wù)結(jié)算

采購確認收貨后，采購數(shù)據(jù)自動流轉(zhuǎn)至財務(wù)管理人員處理，財務(wù)可對供應(yīng)商的采購付款方式、預(yù)付款、預(yù)計付款周期、是否已結(jié)算、是否開具發(fā)票和其他重要信息進行編輯和注備。

付款周期和發(fā)票信息對于財務(wù)來說十分重要，付款周期涉及到公司的現(xiàn)金流運轉(zhuǎn)；發(fā)票可用做抵稅和交易憑證等，對于采購發(fā)票和付款周期的跟蹤十分必要。

商品采購是門店進行商品入庫的前提，涉及門店商品信息管理和財務(wù)發(fā)票結(jié)算，對門店做營銷活動、日常商品盤點和發(fā)票管理十分重要，合理、高效的采購設(shè)計對涉及采購環(huán)節(jié)的人員十分必要。

本文對美業(yè)的中小型門店的采購功能設(shè)計進行說明，對供應(yīng)商的信息管理、供應(yīng)商的采購管理環(huán)節(jié)及物流環(huán)節(jié)不在本文討論范圍內(nèi)。

以上就是關(guān)于美業(yè)中小型門店的采購流程和設(shè)計要點說明，有不足之處還請交流斧正。