好的銷售明細導入開票模塊可以為財務節(jié)省大量的統(tǒng)計整理數據和開票的時間。對于產品經理來說此處需要根據具體業(yè)務，與業(yè)務部門和財務部門充分溝通梳理流程和實際業(yè)務需求再進行設計。

銷售訂單導入申請開票的場景

根據訂單開具發(fā)票以前我們聊過這種場景：公司員工為公司墊付錢款購買的辦公用品，需要發(fā)票進行公司報銷，員工隨時在線申請購買辦公用品的這筆訂單，就會實時觸發(fā)一次開票申請，開具此筆訂單的發(fā)票。

但是如果是公司是批量采購材料/商品，每月不定期不定量的交易多筆訂單，那么此時銷售方的財務會如何開票，銷售方的業(yè)務員會如何申請開票呢？

如果采購方是商戶（比如：分銷商，B2C商戶等等）不定期不定量的批量采購商品，銷方公司實際無需針對每一個訂單實時為采購方客戶開票。而是會與采購方客戶商定先簽署一份采購合同，合同上面記載本次采購的內容，和結算的方式：以“周結”或“月結”的方式統(tǒng)一結算采購款。

發(fā)票的開具方式也隨著結算的方式的改變發(fā)生了改變，由原來的單筆訂單開具發(fā)票，變成了定期統(tǒng)一根據結算金額開具發(fā)票。

雖然銷售方也可以每筆訂單都開具發(fā)票，但是這樣的開票方式非常不便于采購方整理發(fā)票。因為每一份合同，采購方的財務需要：

1. 對應上與合同上“合同款”相等的支付采購款金額的銀行回單
2. 對應上與合同相對應數量的材料/商品的入庫單
3. 對應上與合同金額相等的增值稅發(fā)票

所以，其實財務如何選擇開票的方式，關鍵還是由業(yè)務中雙方商定的結算方式決定的。

每次在結算貨款期間，雙方會根據上期的采購訂單與入庫單、銷售訂單與出庫單等進行對賬，對賬無誤后，財務會在對賬單上蓋章確認，結算錢款。

傳統(tǒng)財務多筆銷售明細匯總整理開票的流程

傳統(tǒng)財務手工匯總整理銷售訂單明細流程：

每月實際會有很多采購公司購買材料/商品，財務需要先從采購主體中分別篩選期間內銷售給同一采購公司的銷售訂單明細，對相同規(guī)格型號(sku)、相同單價的商品再進行篩選，將這類商品的銷貨和退貨訂單明細進行整理匯總。

為什么同規(guī)格型號不同價格也需要分別匯總，不能合并匯總統(tǒng)計？

因為發(fā)票內容上的“銷貨的單價”和“銷貨的數量”都在發(fā)票上需要進行展示。同規(guī)格不同價格沒有辦法匯總成為一條明細，所以需要分開進行匯總，雖然是同sku，但是不同價格也需要分開進行開票。

該規(guī)格型號和單價的材料/商品的實際收入就是需要給該采購公司開具的發(fā)票明細金額。該規(guī)格商品的實際收入=同種規(guī)格型號和價格（銷售訂單數量-退回數量）*商品單價。

根據此方法財務手工分別匯總不同規(guī)格不同價格的商品實際收入，和對應需要開票的明細及金額。

舉個栗子：

我公司是“書特多”圖書商店，每月”學特快”教育公司都會不定期的采購我家不同種類不定量的圖書，經公司雙方商定，以月結方式支付采購圖書款。

次月初，兩公司的會計就會根據采購訂單和實際圖書的出庫和入庫分別進行對賬，雙方均對賬無誤，教育公司就會給我們圖書商店打采購款，我們圖書商店也會為教育公司開具采購圖書的發(fā)票。

1月5日“學特快”教育公司在我們“書特多”圖書商店采購了如下圖書：

• A圖書，單價5.00元，采購10本，共計50元；
• B圖書，單價6.00元，采購20本，共計120元；
• C圖書，單價7.00元，采購30本，共計210元。

1月25日，“學特快”教育公司又來我們“書特多”圖書商店采購了如下圖書：

• A圖書，單價調整至6.00元，采購20本，共計120元；
• B圖書，單價調整至5.00元，采購10本，共計50元；
• D圖書，單價8.00元，采購10本，共計80元。

由于采購圖書發(fā)現書中有破損，1月28日分別退還1月5日購買的：

• A圖書，退還2本；
• B圖書，退換3本。

如果是財務手工匯總銷售明細，2月1日銷貨明細如下：

• A圖書，單價5.00元，采購10本，退還2本，合計采購8本，金額合計40元；
• A圖書，單價6.00元，采購20本，共計120元；
• B圖書，單價5.00元，采購10本，共計50元；
• B圖書，單價6.00元，采購20本，退還3本，合計采購17本，金額合計102元；
• C圖書，單價7.00元，采購30本，共計210元；
• D圖書，單價8.00元，采購10本，共計80元。

財務通常以Excel的方式呈現數據。每家采購公司會分不同sheet分開匯總。

額外補充一個關于圖書的發(fā)票的規(guī)則：根據《財政部稅務總局關于延續(xù)宣傳文化增值稅優(yōu)惠政策的通知》(財稅〔2018〕53號)規(guī)定：“二、自2018年1月1日起至2020年12月31日，免征圖書批發(fā)、零售環(huán)節(jié)增值稅。

圖書免稅可以開具普通發(fā)票，但是不能開專票。

上述的例子可以看到此環(huán)節(jié)的財務工作比較單一，但每月卻會占用財務的工作時間。其實產品經理可以將這樣的銷售明細匯總提交開票申請的環(huán)節(jié)設計成平臺的自動化處理。

線上平臺的銷售明細導入開票流程

銷方公司為定期結算的采購方申請開票，需要將這段期間銷售給這家采購方的銷售明細從本地導入到線上平臺，系統(tǒng)會自動將同sku同單價的商品統(tǒng)計其“銷售”和“退回”的合計金額。

將商品名稱與合計金額的銷售情況匯總成一行，統(tǒng)計各類sku和不同單價，銷售和退回的數量計算的合計金額，展示成銷售明細表，這樣的銷售明細表就是開票前整理的開票統(tǒng)計數據。

• 匯總后為正數的行，開具正數發(fā)票；
• 匯總后為負數的行，開具負數發(fā)票。

線上平臺銷售明細導入的開票申請流程如下：

銷售明細導入的大致步驟

申請發(fā)票中需要考慮的一些功能

1）勾選開具發(fā)票類型。

增值稅電子發(fā)票（目前只有增值稅普通發(fā)票有電子版）還是紙質發(fā)票，紙質增值稅專用發(fā)票還是紙質增值稅普通發(fā)票：需要根據客戶對發(fā)票的需求，以及客戶是否符合增值稅一般人判斷是否為客戶申請增值稅專用發(fā)票。

2）業(yè)務員需要選擇開票原因、開票主體、申請時間以及加急服務的選擇勾選的狀態(tài)。

加急的原因之前的文章已經解釋過了，就是月底和年底開票量巨大，發(fā)票數量有限，申領發(fā)票需要時間，但是對于企業(yè)來說，月底和年底都是發(fā)票需求的高峰期。

因為專用發(fā)票具有認證抵扣的作用。所以需要留出勾選加急的功能。

3）業(yè)務員點擊導入明細申請開票后，可將明細導入到系統(tǒng)內。

需要業(yè)務員同時選擇，發(fā)票管理中選擇開具正數發(fā)票還是負數發(fā)票；開票依據：銷售明細；發(fā)票類型的確認：增值稅普通發(fā)票（紙質）、增值稅專用發(fā)票（紙質）、增值稅電子普通發(fā)票；以及折讓的選填。

4）實際銷售中，如果有折讓，需要填寫折讓情況，財務手工增加折讓行，沖減sku下的銷售金額，根據沖減的折讓后的銷售金額開具發(fā)票。

銷售折讓的定義：是指企業(yè)因售出商品質量不符合要求等原因而在售價上給予的減讓。

企業(yè)將商品銷售給買方后，如買方發(fā)現商品在質量、規(guī)格等方面不符合要求，可能要求賣方在價格上給予一定的減讓。銷售折讓如發(fā)生在確認銷售收入之前，則應在確認銷售收入時直接按扣除銷售折讓后的金額確認；已確認銷售收入的售出商品發(fā)生銷售折讓，且不屬于資產負債表日后事項的，應在發(fā)生時沖減當期銷售商品收入，如按規(guī)定允許扣減增值稅稅額的，還應沖減已確認的應交增值稅銷項稅額。

導入銷售明細需要考慮的一些功能

1）業(yè)務員點擊“導入”從本地電腦上傳整理后的銷售明細，銷售明細模板可以先根據財務需求進行設計，提供下載。

模板需要提示：

1. 導入的數據需要達到開票條件的銷售明細，且之前未開過發(fā)票
2. 導入的數據需要為同一客戶，因為我們是給該客戶統(tǒng)計匯總開票的
3. 導入數據的限值需要設定

財務部門可能會提出關于銷售明細模板字段的需求。因為在開票的時候如果字段匹配，財務可以不用再進行整理直接導入進行匯總清單開票，為下一步開票也節(jié)省了時間。

匯總開票，《國家稅務總局關于修訂<增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定>的通知》【國稅發(fā)〔2006〕156號】第十二條明確規(guī)定一般納稅人銷售貨物或者提供應稅勞務可匯總開具專用發(fā)票。匯總開具專用發(fā)票的，使用防偽稅控系統(tǒng)開具《銷售貨物或者提供應稅勞務清單》，并加蓋者發(fā)票專用章。

2）導入文件后，系統(tǒng)會對此文件進行校驗，校驗失敗報錯，需要重新導入文件。

填寫開票信息需要考慮的一些功能

填寫的開票信息，如果選擇的是普通發(fā)票（無論是電子/紙質發(fā)票），公司發(fā)票抬頭（公司名稱）、公司稅號為必填選項，其他選項如：公司地址、電話、開戶行名稱和賬號為選填選項。

如果選擇的是專用發(fā)票，則發(fā)票抬頭（公司名稱）、公司稅號、公司地址、電話、開戶行名稱和賬號都為必填選項。

如為紙質發(fā)票，則需要填寫郵寄信息：郵寄地址、電話、接受人姓名。快遞付款方式：寄付/到付。

填寫完畢信息資料后，點擊提交申請開票。

總結

好的銷售明細導入開票模塊可以為財務節(jié)省大量的統(tǒng)計整理數據和開票的時間。對于產品經理來說此處需要根據具體業(yè)務，與業(yè)務部門和財務部門充分溝通梳理流程和實際業(yè)務需求再進行設計。

作者：財務產品人；公眾號：財務產品人，我們一起交流

本文由 @財務產品人 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產品經理，未經作者許可，禁止轉載。

題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。