下面這篇文章是筆者整理分享的關(guān)于餐飲品牌企業(yè)中HR系統(tǒng)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的相關(guān)內(nèi)容，有想要了解相關(guān)內(nèi)容的同學(xué)可以看看，積累積累經(jīng)驗(yàn)。

最近公司人力資源管理系統(tǒng)上線(xiàn)了，準(zhǔn)備項(xiàng)目上線(xiàn)內(nèi)部盤(pán)點(diǎn)會(huì)內(nèi)容，正好總結(jié)一下此前的工作。

一、公司背景

公司屬于連鎖餐飲品牌企業(yè)，成立十幾年，目前在全國(guó)已經(jīng)擁有門(mén)店200多家，每年都有擴(kuò)店計(jì)劃，隨著規(guī)模擴(kuò)大，為了實(shí)現(xiàn)連鎖標(biāo)準(zhǔn)化和打造門(mén)店盈利，部署信息化系統(tǒng)也算業(yè)內(nèi)是比較早的，先后包括天財(cái)收銀POS+金蝶erp+自研CRM系統(tǒng)+訂貨系統(tǒng)+智慧餐廳系統(tǒng)等。

早期公司更關(guān)注餐飲門(mén)店生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，如全渠道訂單管理、場(chǎng)景化點(diǎn)餐應(yīng)用、標(biāo)準(zhǔn)化的營(yíng)銷(xiāo)應(yīng)用等，對(duì)于整體人力方面的信息化管理關(guān)注比較弱。

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，管理和運(yùn)營(yíng)的復(fù)雜度也隨之增加，人力資源管理問(wèn)題更加日益凸顯，主要表現(xiàn)在HR人員配備不足、工作效率與專(zhuān)業(yè)性難兼顧、門(mén)店屬地化管理嚴(yán)重、總部信息滯后、門(mén)店難以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理等問(wèn)題，無(wú)法與快速發(fā)展的企業(yè)相匹配，erp系統(tǒng)也無(wú)法滿(mǎn)足更精細(xì)化的人力管理要求，需要通過(guò)更精細(xì)化、專(zhuān)業(yè)化的人力資源系統(tǒng)工具來(lái)提高運(yùn)營(yíng)效率和管控風(fēng)險(xiǎn)。

二、人力業(yè)務(wù)背景

做過(guò)餐飲行業(yè)管理系統(tǒng)就會(huì)知道，需要沉淀大量行業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，因?yàn)椴惋嬓袠I(yè)的復(fù)雜程度只有你做了才明白。

因此，我們公司基本上跟業(yè)務(wù)息息相關(guān)的，我們的會(huì)員管理、供應(yīng)訂單系統(tǒng)基本都是自研為主，市面上系統(tǒng)個(gè)性化定制成本高，主要是難以完全符合管理需求的軟件又沒(méi)有，我們也嘗試過(guò)很多的第三方系統(tǒng)，包括一些外包公司做數(shù)字化工具的開(kāi)發(fā)和使用，最后我們發(fā)現(xiàn)，沒(méi)有辦法，我們只能自研，但是成本和投入也高。

在費(fèi)用和功能的平衡上，像財(cái)務(wù)、點(diǎn)餐還有人事在行業(yè)內(nèi)有共識(shí)，相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)，我們還是以外采為主，這就涉及到系統(tǒng)選型。

人事系統(tǒng)選型前，我們先聆聽(tīng)、收集和挖掘業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中的業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，整理相關(guān)的業(yè)務(wù)需求，并評(píng)估業(yè)務(wù)痛點(diǎn)、業(yè)務(wù)需求的緊迫性、影響性，梳理此次刺痛建設(shè)的功能需求。

1. 總部管理訴

1) 標(biāo)準(zhǔn)化

各區(qū)域、門(mén)店人力資源管理水平不一，造成的結(jié)果會(huì)是各個(gè)店面由于每個(gè)店長(zhǎng)的能力不同而經(jīng)營(yíng)管理政策落實(shí)大不同。

2) 合規(guī)化

各門(mén)店人員信息、合同、健康證審批等傳統(tǒng)線(xiàn)下手工操作容易出錯(cuò)，查詢(xún)麻煩，總部信息稽核成本高，風(fēng)險(xiǎn)大。

門(mén)店店長(zhǎng)權(quán)限過(guò)大，容易滋生腐敗、徇私舞弊現(xiàn)象，比如包括”通過(guò)偽虛報(bào)工時(shí)、偷吃空餉、偽造打卡記錄等。

3) 可視化

企業(yè)連鎖化之后，溝通、執(zhí)行力、督導(dǎo)能力的保持就非常重要。門(mén)店分散，一線(xiàn)勞動(dòng)力管理不可視，信息溝通傳遞滯后，不及時(shí)。滯后管理使集團(tuán)管理層疲于應(yīng)付，如何足不出戶(hù)就可以做到預(yù)先管理，如何了解各個(gè)門(mén)店人力健康度將是一個(gè)迫切需要解決的問(wèn)題。

4) 數(shù)據(jù)化

業(yè)務(wù)離線(xiàn)，數(shù)據(jù)不留痕，難追溯歸因，人力資源數(shù)據(jù)收集及報(bào)表統(tǒng)計(jì)困難，無(wú)法有效應(yīng)用支持經(jīng)營(yíng)決策。

5) 自動(dòng)化

簡(jiǎn)化事務(wù)性工作，如稽查、考勤、算薪、報(bào)表統(tǒng)計(jì)，節(jié)省人力成本，提高管理效率。
使用一套全集團(tuán)統(tǒng)一的人力資源餐飲管理系統(tǒng)，使各店管理精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可橫向?qū)Ρ?，可以使集團(tuán)管理者在最短的時(shí)間內(nèi)，清晰的發(fā)現(xiàn)某個(gè)店面經(jīng)營(yíng)管理存在的某些方面的問(wèn)題和疏漏，從而可以快速指導(dǎo)并責(zé)令改正。

2. 門(mén)店管理訴求

1) 靈活

人員流動(dòng)性高，入轉(zhuǎn)調(diào)離流程簡(jiǎn)化，能針對(duì)不同的員工（正式工、小時(shí)工、暑期工）等進(jìn)行管理，同時(shí)兼顧規(guī)范。

2) 便捷

一般門(mén)店大大小小事務(wù)都要經(jīng)由店長(zhǎng)管理，需要有更便捷、移動(dòng)的工具，比如快速完成入職流程登記、快速生成日人效報(bào)表，解決手工統(tǒng)計(jì)的麻煩。

3) 提效

提高人員管理效率，尤其是排班管理，手工排班非常耗時(shí)耗力，無(wú)法完全依賴(lài)門(mén)店店長(zhǎng)去做人效提升。

3. 功能需求

4. 小結(jié)

我們這次上系統(tǒng)的核心目標(biāo)就是全面提升效率和精細(xì)化管理，重點(diǎn)關(guān)注兩大目標(biāo)：

5. 減少人工，提升人力業(yè)務(wù)效率

將總部及所有門(mén)店人事流程全部轉(zhuǎn)入線(xiàn)上，建立所有門(mén)店的數(shù)字化信息檔案，總部可集中管控檔案的信息數(shù)據(jù)和查閱權(quán)限，利用系統(tǒng)減少各種人事重復(fù)性工作的同時(shí)，規(guī)避人事用工風(fēng)險(xiǎn)。比如考勤統(tǒng)計(jì)、薪資核算及多數(shù)據(jù)邏輯計(jì)算，如果通過(guò)人工，需要好幾天到一周，但系統(tǒng)處理可能只需要30分鐘，且出現(xiàn)錯(cuò)誤可立刻溯源，這就是管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性，實(shí)時(shí)采集到各個(gè)數(shù)據(jù)，這種即時(shí)性能讓管理、營(yíng)運(yùn)部門(mén)得到快速提升。

6.借助系統(tǒng)，讓管理更聚焦人效

餐飲企業(yè)尤其關(guān)注人效，系統(tǒng)建設(shè)理應(yīng)重點(diǎn)圍繞人效。一是改變傳統(tǒng)Excel手工排班，實(shí)現(xiàn)科學(xué)人效排班，結(jié)合門(mén)店?duì)I業(yè)額和門(mén)店人效標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)測(cè)算理論用人數(shù)值標(biāo)準(zhǔn)范圍，指導(dǎo)店長(zhǎng)排班，通過(guò)歷史數(shù)據(jù)和各個(gè)參數(shù)建立、優(yōu)化，落地智能化排班，簡(jiǎn)化門(mén)店排班和管理的難度。二是，建立人效指標(biāo)數(shù)據(jù)體系，對(duì)門(mén)店每日理論用人、實(shí)際用人、門(mén)店周/月工時(shí)數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行跟蹤和分析，控制工時(shí)成本，優(yōu)化排班效率。

三、系統(tǒng)選型及實(shí)施

選型初期主要鎖定了天財(cái)、金蝶、紅海云這幾家，天龍和金蝶主要是之前已經(jīng)有過(guò)合作，雙方也有一定了解，再次合作應(yīng)該會(huì)減少溝通成本，紅海云是業(yè)內(nèi)熟人朋友推薦，這兩年做過(guò)很多大餐飲品牌，像呷哺呷哺、九毛九也是他們的客戶(hù)，也想看看能不能從他們那了解到這些頭部企業(yè)怎么做管理。

為了更好的驗(yàn)證系統(tǒng)的適配性，這次我們也提出了POC要求，主要截取考勤排班場(chǎng)景進(jìn)行測(cè)試，需要根據(jù)我們自己的排班流程和需求設(shè)定，移動(dòng)端可查看，并且關(guān)聯(lián)工時(shí)統(tǒng)計(jì)、存借休管理等。

天財(cái)系統(tǒng)還是側(cè)重運(yùn)營(yíng)營(yíng)銷(xiāo)，人事模塊尚在起步，最終種種原因沒(méi)有做下來(lái)，金蝶和紅海云都有完成測(cè)試，對(duì)比下來(lái)還是紅海云HR系統(tǒng)呈現(xiàn)的效果更符合我們的預(yù)期，看得出對(duì)餐飲行業(yè)經(jīng)驗(yàn)比較豐富，也是我們最終選擇他們的原因。

目前，公司整體的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)到了深水區(qū)，之前也上過(guò)不少系統(tǒng)，這次上HR系統(tǒng)雖然談不上壓力，還是非?？简?yàn)執(zhí)行力的，需要IT、人力業(yè)務(wù)部門(mén)、還有供應(yīng)商的通力配合，尤其是像排班、報(bào)表這些模塊系統(tǒng)建設(shè)，高度關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，還需要人力部門(mén)同事和紅海云的團(tuán)隊(duì)一起加班來(lái)梳理流程、測(cè)試和反饋，也是因?yàn)榇蠹业膱?zhí)行力都給力，本來(lái)預(yù)計(jì)5個(gè)月第一期的系統(tǒng)上線(xiàn)，最終3個(gè)月就完成了。

上線(xiàn)運(yùn)行了一段時(shí)間，整體效果還是不錯(cuò)的：

• 在系統(tǒng)構(gòu)建起來(lái)之后很多事情取代人工的工作，降低運(yùn)營(yíng)成本。比如公司薪酬業(yè)務(wù)一共只有8個(gè)人，要支撐起200多家門(mén)店人員薪資管理，完成核算、發(fā)放與分析，如果沒(méi)有系統(tǒng)的支持工作量非常大，短期內(nèi)完成幾乎不可能，現(xiàn)在基本上半天就可以搞定。
• 通過(guò)數(shù)字化管理手段提升對(duì)門(mén)店管控，大大提升了人事信息稽核工作的效率和準(zhǔn)確度，提升巡店管理效率。
• 此前由于歷史系統(tǒng)孤島較多，對(duì)于數(shù)據(jù)拉取不便捷，再加數(shù)據(jù)傳輸?shù)姆€(wěn)定性不好。拉通全數(shù)據(jù)鏈條，通過(guò)紅海云HR系統(tǒng)集成和接口打通，實(shí)現(xiàn)與收銀、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)全系統(tǒng)互聯(lián)互通。

四、感悟

1. 系統(tǒng)沒(méi)做到的地方，人就需要做的多一些。連鎖餐飲企業(yè)發(fā)展過(guò)程，就是系統(tǒng)逐步升級(jí)和人的因素下降的過(guò)程，否則企業(yè)就會(huì)陷入系統(tǒng)不好用人員管不好的管理怪圈，以前我們是業(yè)務(wù)來(lái)驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)升級(jí)，隨著業(yè)務(wù)全面在線(xiàn)，數(shù)據(jù)化之后，智能化后，系統(tǒng)就可以看到業(yè)務(wù)看不到的地方主動(dòng)提醒和優(yōu)化，比如員工健康證一旦過(guò)期，系統(tǒng)會(huì)智能發(fā)出提醒。
2. 隨著企業(yè)規(guī)模的發(fā)展，管理也一定會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，技術(shù)手段必須跟上，業(yè)務(wù)的靈活性，管理規(guī)范化，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性非常重要。比如餐飲人力流動(dòng)性高、排班復(fù)雜、用工靈活等導(dǎo)致企業(yè)的人力成本核算及分?jǐn)偟榷挤浅ｋy以精確，每個(gè)門(mén)店的人力資源ROI究竟有多少？人效標(biāo)準(zhǔn)是多少？這些基本問(wèn)題都很難回答清楚。只有通過(guò)技術(shù)手段，將各個(gè)門(mén)店的管理數(shù)據(jù)、實(shí)際人效數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，業(yè)務(wù)才能算清楚我們的人力成本到底有多少。
3. 有些功能可能無(wú)法100%達(dá)到預(yù)期，完全解放人力，但不代表它是失敗的，系統(tǒng)建設(shè)也是個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，相信未來(lái)餐飲行業(yè)一定會(huì)實(shí)現(xiàn)智能技術(shù)大規(guī)模解放人力的那一天。