編輯導(dǎo)語：在線下活動中，由于環(huán)節(jié)繁多、涉及人員眾多，此時若想準(zhǔn)備過程中不出錯，便可以借用好用的工具來實現(xiàn)活動管理和策劃。本篇文章里，作者便闡述了三張表的作用——執(zhí)行表、物料表、籌備表。如何發(fā)揮好這幾張表，做好線下活動？不妨來看一下作者的總結(jié)。

一場線下活動組織的復(fù)雜程度比一個線上活動要復(fù)雜的多。有各種各樣的物料準(zhǔn)備，還有各個環(huán)節(jié)有不同的人來完成。

有時候在活動現(xiàn)場的執(zhí)行人員人數(shù)又非常有限，又要身兼數(shù)職，完成多項任務(wù)，才能保障活動的順利交付。這對個人的素質(zhì)要求是很高的，實際上我們總會有疏漏的地方。

這時候就需要一套好的工具，幫助我們把腦子里的各種事情轉(zhuǎn)移到紙面上，再由我們來管理活動。

就是三張表：執(zhí)行表、物料表、籌備表。

一、執(zhí)行表

如何要讓活動當(dāng)天每一個人都有條不紊地完成自己的工作呢？靠的就是執(zhí)行表。

執(zhí)行表是活動當(dāng)天會發(fā)生的所有事情的一張流程表，作為活動的籌備者，要提前腦海中的每一個環(huán)節(jié)，都寫在表格中，并安排好每一個環(huán)節(jié)的執(zhí)行人。

這張表需要當(dāng)天所有的工作人員，人手一份。

這張表看起來又一點復(fù)雜，不過對于完成一場活動，每一列的信息都至關(guān)重要。

1. 階段

是活動當(dāng)天最基本的大模塊包括：

• 通知；
• 活動準(zhǔn)備；
• 簽到；
• 正式活動；
• 活動結(jié)束及散場；
• 如果還有額外的環(huán)節(jié)，可以再增加，比如拍照、交流、招募轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)。

2. 時間

做活動經(jīng)常會遇到有一些環(huán)節(jié)的時間會調(diào)整，這樣整場活動的時間就都要跟著來調(diào)整，非常麻煩。如何快速地調(diào)整整個流程的時間安排呢？這時候三列時間表的妙處就體現(xiàn)出來了。用3列來寫時間，分別是開始時間，持續(xù)時間和結(jié)束時間。

「結(jié)束時間」用Excel中的公式來完成，在表格中輸入「=開始時間單元格位置+結(jié)束時間單元格位置」。這個功能在在線文檔（騰訊文檔、石墨文檔、飛書文檔）中也可以使用。

如果是連續(xù)的活動流程，活動的開始時間，可以用公式來寫「=上一個流程的結(jié)束時間」。這樣在活動中修改了任何一個環(huán)節(jié)的持續(xù)時間后，所有的開始時間、結(jié)束時間都會自動調(diào)整，不用手動調(diào)整，非常方便。

3. 工作內(nèi)容

在活動現(xiàn)場，有時候有些崗位一個人也沒有，有時候大家又扎堆干一件事兒。這時候工作內(nèi)容的分工，就非常重要了。這里把各個模塊中的工作內(nèi)容，拆成單條，然后列成清單。每一項工作都要有對應(yīng)的一個崗位的人來負責(zé)，就會責(zé)任非常清晰。

4. 工作點位

一場活動的現(xiàn)場，往往有很多位置，如果涉及到招募志愿者，或者臨時的人員，他們可能會對場地功能很不清楚。因此一定要標(biāo)注清楚每一個項工作的工作點位。

這里的工作點位不僅包括線下的場地，還包括線上的虛擬點位。比如：要在微信群里發(fā)通知、要在活動管理后臺推送短信等。

5. 崗位和負責(zé)人

為什么要把崗位和責(zé)任人要拆開來寫呢？是因為有時候同一個人，他有多個崗位。或者同一個環(huán)節(jié)，有不同的責(zé)任人都要參與到這項工作中。

如何讓大家快速地協(xié)同到一個活動中呢？在執(zhí)行的表格中直接留好大家的電話，能幫助大家快速聯(lián)系起來。

6. 工作細節(jié)

具體的操作流程，和動作要求，我們寫在這里。

如何讓別人可以清晰理解我們的要求呢？就是在寫細節(jié)的時候，要寫到具體的數(shù)量，以免沒有規(guī)定到位。比如說，當(dāng)我們要求攝影師給到場的嘉賓拍照，可以寫得更具體一些「為每一位到場的嘉賓拍一張目視鏡頭的半身照，再拍一張全身照」。

7. 物料

每一個涉及到物料的環(huán)節(jié)，我們都可以把物料標(biāo)清楚，這樣隨時都可以核對。

8. 備注

在這里可以標(biāo)注一些備注的信息，比如：

• 是否要調(diào)整燈光；
• 是否要給嘉賓遞物品；
• 是否要調(diào)整桌椅位置；
• ……

二、物料表

一場活動要用到的物料，少說有二三十個，多了的得上百條。如何在籌備的時候規(guī)則有條理呢？這張物料表一定要用好。

除了常規(guī)的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量外，我們在這張表上還增加了「物料類型」「使用場景」「責(zé)任人」。

1. 為什么要把物料類型分為實體物料和電子物料呢？

現(xiàn)在我們做活動，要用到的東西，除了實體的，有時候還有很多和線上傳播相關(guān)的圖片、ppt等電子物料。這些也需要提前規(guī)劃好。

2. 為什么不要合并同類項？

我們經(jīng)常會在做表的時候，把相同內(nèi)容合并成一個表格。這樣在展示的時候很方便看，但是就很難再改動和排序了。

如果每一列都分開，這樣就可以根據(jù)不同的需求來篩選和排序了。

三、籌備表

前期籌備的工作，往往也有很多事情要做，要準(zhǔn)備，如何保證大家的進度，就可以用籌備表了。

籌備表包括：任務(wù)、優(yōu)先級、狀態(tài)、責(zé)任人、截止時間。

在共享文檔中，每一位都可以在自己完成了任務(wù)后，更改自己的狀態(tài)。

有了這3張表，就可以很輕松地完成正?；顒拥牧鞒虦?zhǔn)備和執(zhí)行。

幫助你更好地在線下活動中傳遞品牌價值，讓用戶成為你真實的朋友。

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